B2B

Le guide ultime de G Suite

Grâce à G Suite, les entreprises peuvent aujourd’hui avoir accès à un grand ensemble d’applications, de services, et d’outils pour exécuter leur flux de travail, mais aussi la possibilité d’obtenir leur propre nom de domaine. Pas étonnant que cette suite d’outils et de logiciels de type Cloud computing soit utilisée par plus de 5 millions d’entreprises dans le monde.

La version initiale de ce produit développé par Google est apparue pour la première fois en 2006, lancée sous le nom de « Google Apps for Your Domain » puis renommée « Google Apps for Work ».

Publicité sur YouTube Le guide complet

Débutant

Publicité sur YouTube Le guide complet

Publicité sur YouTube Le guide complet

Au cours des 10 dernières années, Google a publié divers outils et mises à jour dans le cadre de sa suite d’applications. Google Apps a été encore été renommé, cette fois-ci sous le nom de « G Suite », en septembre 2016.   

La plateforme G Suite comprend également G Suite Marketplace, qui a été initialement lancée vers 2010, grâce à laquelle vous pouvez installer des applications cloud tierces à utiliser dans le cadre de votre collection d’outils G Suite.

Il ne fait aucun doute que G Suite soit un outil précieux pour les entreprises de toutes tailles. C’est l’équivalent numérique d’un couteau de poche, car cette solution Cloud est capable de prendre en charge la collaboration, l’organisation, la productivité, le marketing et les ventes de votre business.

Alors, pensez-vous que G Suite et toutes ses fonctionnalités peuvent être un ajout de qualité pour la gestion de votre entreprise ? 

Dans cet article, nous allons essayer de vous donner une réponse, et vous allez tout savoir sur les bases indispensables à la configuration de G Suite, afin de pouvoir profiter de tous ses avantages au travail. Mais avant cela, examinons les produits auxquels G Suite vous donne accès, et les tarifs. 

Les produits inclus dans G Suite

Google propose une grande variété de produits pour une utilisation personnelle et professionnelle. La plupart sont accessibles avec un compte Google, en appuyant sur le menu dans le coin supérieur droit. Mais certains doivent être installés en tant qu’extensions Google Chrome pour bénéficier de toutes les fonctionnalités.

Passons donc en revue les différents outils disponibles dans votre G Suite.

– Gmail

On commence avec le service de messagerie électronique de G Suite, qui est évidemment Gmail. Vous le connaissez tous, et il compte maintenant plus d’un milliard d’utilisateurs dans le monde.

Avec un forfait G Suite, les entreprises bénéficient de 30 Go d’espace de stockage, d’adresses e-mail d’entreprise personnalisées, de type [email protected], d’adresses e-mail de groupes Google illimités, d’une assistance téléphonique et par e-mail 24 h/24 et 7 j/7, et même de modules complémentaires compatibles, disponibles via G Suite Marketplace.

– Drive

Sans surprise, Google Drive est la plateforme de stockage utilisée dans le cloud de G Suite. Ce Drive gère tout le contenu de votre entreprise et prend en charge l’ensemble de votre organisation. Il vous permet également d’afficher différents formats de fichiers afin que vous n’ayez pas à télécharger de logiciel supplémentaire sur vos PC.

En fonction du forfait G Suite choisi, les entreprises bénéficient de 30 Go, 1 To, ou même d’un stockage illimité par utilisateur, ainsi que des insights d’audit et de rapports pour leur contenu stocké dans Google Drive.

– Docs, Sheets et Slides

Google Docs, Google Sheets et Google Slides sont respectivement les programmes de traitement de texte, de feuille de calcul et de présentation de G Suite. Ils ont été ajoutés à la plateforme en 2006.

Ces programmes permettent une collaboration en temps réel, enregistrent automatiquement les modifications et suivent l’historique des révisions et modifications. Les utilisateurs peuvent insérer des commentaires, suggérer des modifications, communiquer via un chat intégré et créer des modèles pour une utilisation future.

Avec un forfait G Suite, les entreprises bénéficient d’un historique des révisions illimité.

– Forms

Google Forms est le formulaire web et l’outil d’enquête en ligne de G Suite. Cet outil partage plusieurs fonctionnalités avec Docs, Sheets et Slides, telles que l’enregistrement automatique, la collaboration en temps réel et la création de modèles. Pour collecter des données via Forms, les utilisateurs peuvent personnaliser des enquêtes ou des quiz, envoyer l’URL aux personnes intéressées, et examiner les données qui sont recueillies automatiquement dans Sheets.

– Calendar

Google Calendar est le calendrier en ligne de G Suite. Il s’intègre à Gmail pour gérer les horaires, les rendez-vous, les réunions et aussi les diverses tâches, via Google Tasks.

En optant pour un forfait G Suite, les entreprises bénéficient d’une planification intelligente, où les employés peuvent notamment voir les fenêtres de disponibilité sur les calendriers de leurs collègues, des calendriers pour Google Groups, des calendriers pour les salles de réunion et les ressources partagées, des calendriers publics permettant aux clients de voir les événements de l’entreprise, et une migration facile à partir de calendriers externes comme Outlook ou Exchange.

– Hangouts

Google Hangouts est l’outil de communication et de messagerie attaché à G Suite. Lancé sous le nom de Google Talk en 2006, Hangouts prend en charge les messages sous forme de conversations textuelles, vocales et vidéo, et peut être utilisé entre les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles.

– Sites

Google Sites est l’outil de création web de G Suite. Il a été ajouté à la plateforme en 2008 et permet aux utilisateurs de créer des sites web sans avoir de connaissances en codage ou en web design. Avec Sites, vous pourrez donc concevoir des pages de destination et des sites web très facilement, à l’aide de modèles prédéfinis.

– Garder

Google Keep est l’outil de prise de notes de G Suite. Dernier ajout à la plateforme G Suite, Keep peut être utilisé pour créer, organiser et partager des listes, des mémos, des images et même des notes vocales sur plusieurs types d’appareils. Il est disponible sous forme de téléchargement Chrome et d’application mobile.

– Google+

Google+, c’est le réseau social de G Suite. Il a été lancé en 2011, et était alors disponible pour tous, mais Google a mis fin au service pour les consommateurs lambda il y a plus d’un an déjà. Mais si vous avez une entreprise et un forfait G Suite, il est toujours possible de profiter de ce service.

Combien coûte G Suite ?

G Suite propose trois forfaits distincts : Basic, Business et Enterprise. Avant de configurer votre compte, vous devez tenir compte de leurs différences, pour décider lequel d’entre eux représente la meilleure solution pour votre entreprise, en comparant les prix et les fonctionnalités offertes.

– G Suite Basic

Le plan premier prix de G Suite est idéal pour les petites et moyennes entreprises, et même en étant basique, il offre un grand ensemble de fonctionnalités. Pour commencer, vous pouvez avoir accès à la suite Office de Google (Docs, Sheets, Presentations), et chacun des utilisateurs de votre compte G Suite dispose de 30 Go de stockage dans Google Drive.

En plus de cela, Hangouts est également disponible pour vos chats ou vos réunions. Le chat Hangouts se trouve dans votre boîte de réception Gmail, où votre équipe peut communiquer en temps réel. Hangouts Meet est le lieu idéal pour les conférences vocales et vidéo, pour les réunions à distance. Avec ce forfait de base, vous pouvez organiser des réunions avec un maximum de 100 participants présents simultanément.

Vous avez également accès à des agendas partagés sur Google Agenda, qui pourront aider votre entreprise à définir et à suivre les dates et événements importants.

Le prix de G Suite Basic est actuellement de 5,20 euros mensuels par utilisateur.

– G Suite Business

Le forfait Business a été conçu pour les moyennes et grandes entreprises. Mais, selon la façon dont votre flux de travail fonctionne, ce forfait peut éventuellement vous convenir, même si vous avez une petite entreprise.

Il contient les mêmes éléments que le forfait de base, mais certains d’entre eux sont améliorés et d’autres fonctionnalités et outils sont ajoutés. Par exemple, vous pouvez avoir un stockage cloud illimité dans Google Drive si vous avez une équipe de 5 utilisateurs ou plus. Mais sinon, il peut être de 1 To par utilisateur. Et dans Hangouts, vous pouvez organiser des vidéoconférences avec un maximum de 150 participants. Le prix pour ce forfait est légèrement supérieur à 10 euros/personne/mois.

– G Suite Enterprise

Le forfait Entreprise est le plus complet de tous, il est donc recommandé pour les grandes entreprises, et principalement celles qui ont besoin de fonctionnalités supplémentaires pour la protection de leurs données.

Ainsi, la principale différence par rapport aux autres forfaits, c’est une sécurité renforcée qui rend votre compte G Suite mieux protégé.

En outre, avec G Suite Enterprise, vous pourrez enregistrer vos vidéoconférences et les archiver sur Google Drive. Le nombre maximum de participants simultanés à ces visioconférences s’élève à 250. Le prix pour ce forfait avoisine les 23 euros/personne/mois.

Comment démarrer avec G Suite

Nous allons maintenant voir comment configurer votre nouveau compte G Suite étape par étape. Suivez bien nos instructions afin d’éviter toute erreur lors de l’inscription.

Tout d’abord, vous devez accéder au site web de G Suite et cliquer sur le bouton « Commencer ».

– Étape 1 : Informations commerciales

Sur le premier écran, vous devez taper le nom de votre entreprise, puis choisir le nombre d’employés de votre entreprise. N’oubliez pas que vous pouvez toujours ajouter plus de personnes à mesure que votre équipe se développe. Enfin, choisissez le pays où se trouve votre entreprise.

– Étape 2 : informations relatives à l’administrateur du compte

La deuxième étape consiste à indiquer vos coordonnées. Si c’est vous qui configurez le compte, vous en serez donc l’administrateur. Inscrivez votre prénom et votre nom, ainsi que votre adresse e-mail actuelle. Ces informations seront utiles si vous devez récupérer votre compte ultérieurement.

– Étape 3 : Définir un nom de domaine

Dans cette partie, vous devrez décider de votre nom de domaine. Choisissez entre trois options :

1- J’ai déjà un nom de domaine : par exemple, dans le cas où vous possédez déjà un nom de domaine pour votre site web.

2- Je souhaite acheter un nom domaine : si vous souhaitez acheter un nom de domaine personnalisé pour configurer G Suite

3- Je voudrais un nom de domaine gratuit : si vous ne voulez pas payer pour un nom de domaine, et vous pouvez en acquérir un gratuitement, de type « monentreprise.page ».

L’écran suivant sera différent en fonction de ce que vous avez choisi sur le précédent. Vous pourrez trouver un nom de domaine pour votre entreprise, au cas où vous auriez choisi d’en acheter un. Si vous avez opté pour l’acquisition d’un nom de domaine gratuit, vous pouvez également rechercher un nom, mais de type « . page », comme nous l’avons indiqué ci-dessus. Mais si vous en avez déjà un, insérez-le simplement dans la zone de texte. G Suite le vérifiera plus tard.

Ensuite, cliquez sur « Continuer ».

–  Étape 4 : localisation de votre entreprise

Vous devez ensuite insérer les informations relatives à la localisation de votre entreprise (Adresse complète : rue, quartier, ville, code postal, numéro de téléphone professionnel, etc.).

–  Étape 5 : identifiant et mot de passe

Choisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, indispensables pour vous connecter à votre compte G Suite. Sachez que ce nom d’utilisateur sera également votre adresse e-mail professionnelle.

– Étape 6 : Vérifier les conditions de votre forfait

À l’étape suivante, vous pouvez consulter le forfait que vous avez choisi, par exemple G Suite Basic, qui coûte actuellement moins de 6 euros par mois, par utilisateur.

Enfin, la dernière page s’affichera, où vous pourrez consulter toutes les informations que vous avez fournies lors du processus d’inscription. Après avoir cliqué sur Suivant, votre compte sera enfin créé.

– Étape 7 : La page d’administration

C’est ici que vous allez pouvoir ajouter de nouveaux utilisateurs, créer des groupes pour les utilisateurs, et vérifier votre adresse e-mail.

Enfin, il vous reste à valider votre adresse de domaine. Il s’agit d’un paramètre important auquel vous devez accorder une attention particulière. En effet, vous devez absolument vérifier l’adresse de votre domaine pour utiliser les applications G Suite.

Pour ce faire, il faut suivre les étapes suivantes :

–   En haut de la page d’accueil de la console d’administration, cliquez sur « Configurer la console d’administration ». Un onglet va s’ouvrir, et en bas, sur la liste de sélection, cliquez sur « choisir une méthode différente ». Sélectionnez ensuite « Ajouter un enregistrement d’hôte de domaine » (TXT ou CNAME).

–   Copiez le code sur les champs suivants : valeur/réponse/destination.

–  Ensuite, connectez-vous à votre compte d’hébergement, cliquez sur la section DNS et choisissez « Ajouter des enregistrements personnalisés ». Collez ensuite le code que vous avez copié à l’étape précédente. Après avoir vérifié votre compte G Suite, il deviendra actif et vous pourrez commencer à utiliser toutes les applications normalement.

Et voilà, vous êtes enfin prêts à utiliser votre compte G Suite et toutes les fonctionnalités qu’il comporte !

Rédigé par

Partager

Laissez vos commentaires

0 commentaire

Découvrir plus d’articles