Rétroplanning : qu’est ce que c’est ? 

Si le planning est connu de tous comme étant la mise en place d’un calendrier professionnel qui va de la date du début du projet à la date prévue pour sa fin, le rétroplanning reste encore flou pour de nombreuses personnes. Pourtant celui-ci est un outil particulièrement efficace.

Rétroplanning : qu’est ce que c’est ? 

Si la date de fin du projet que vous êtes en train de préparer est déjà fixée et que vous n’avez plus aucune possibilité de négociation, c’est un rétroplanning que vous devez mettre en place. 

Il s’agit d’une technique de gestion de projet qui consiste à partir de la date de fin de projet pour ensuite remonter progressivement vers son début. 

De la même manière qu’un compte à rebours les étapes et tâches à réaliser sont alors positionnées afin que leur réalisation ne connaisse aucun retard et pour que le délai fixé dans le cahier des charges soit respecté. 

Vous devez impérativement respecter la durée de chaque tâche à accomplir ou raccourcir les suivantes, sinon vous risquez de connaître un retard quant à la livraison finale

comme pour la réalisation d’un planning, vous pouvez également recourir au diagramme de Gantt qui est une variante rétroplanning. 

Le diagramme de Gantt est une technique qui permet de représenter graphiquement l’avancement du projet et de visualiser dans le temps les diverses tâches qui le composent.

Pourquoi opter pour un rétroplanning ? 

Si vous voulez que votre projet aboutisse dans les temps et dans les meilleures des conditions, le rétroplanning plutôt que pour un planning classique est une option à ne pas négliger.

Il ne s’agit pas de travailler à l’envers, mais de se focaliser sur le délai imposé afin d’optimiser l’organisation et de bien répartir les tâches. Si vous faites bien les choses, le rétroplanning vous permettra de profiter d’un certain nombre d’avantages. 

Voici 7 avantages dans l’utilisation d’un rétroplanning : 

Un meilleur respect du délai de livraison

Si vous prenez en compte la date prévue pour la fin de votre projet, vous serez plus efficace dans sa réalisation, car vos actions seront bien planifiées. 

Certes, vous serez sous pression et le stress risque d’être également au rendez-vous, mais vous atteindrez votre objectif sans problème, car vous serez mieux organisé. 

S’assurer que les délais sont raisonnables

Lorsque vous menez un projet, vous devez fixer un délai pour être efficace. Tout projet doit être réalisé dans une période bien définie pour des soucis de rentabilité. 

Si le délai n’est pas respecté, le projet ne peut pas être qualifié comme réussi. Toutefois, certains délais sont trop justes, voire même exagérés. 

Grâce au rétroplanning, vous saurez immédiatement si le délai imposé est correct ou non et vous vous en apercevrez lors de l’organisation des étapes et tâches.  

Gérer les différentes étapes du projet dans les meilleures des conditions

Grâce au rétroplanning, vous aurez une vision plus précise de toutes les étapes qui composent votre projet et vous pouvez fixer librement le délai pour chaque étape.

Si le délai de traitement global vous semble large et raisonnable, vous pouvez ainsi rallonger le délai d’une ou de plusieurs étapes afin de fournir un travail plus qualitatif. 

En revanche, si le délai estimé pour le traitement du projet est plus serré que prévu, vous pouvez ajuster la durée de toutes les étapes pour pouvoir respecter le deadline. 

Mieux définir les ressources

Grâce au rétroplanning, vous réussirez à planifier de manière précise le projet que vous prenez en charge. 

Ainsi, vous aurez une meilleure idée des moyens financiers ou encore des moyens humains à mettre en place. 

Vous ne risquez pas ainsi d’avoir un dépassement de budget important, car vous pouvez tout prévoir à l’avance. 

Déterminer la date idéale pour débuter le projet

Grâce au rétroplanning, vous pourrez identifier la meilleure date pour débuter votre projet sans risquer de retarder la livraison. 

En effet, vous serez fixé sur le deadline et vous pourrez même anticiper les imprévus en choisissant la date propice pour entamer le projet. 

Ce choix ne doit pas se faire approximativement et vous devez analyser tous les paramètres et fixer le délai pour chaque étape de votre projet.

Il est également recommandé de prendre une petite marge afin de ne pas vous exposer à un éventuel retard de livraison. 

C’est uniquement après avoir pris en compte tous les paramètres que vous devez déterminer la date idéale pour commencer le projet. Vous pourrez ainsi prétendre à des prestations de qualité et au respect du deadline. 

Dresser un rétroplanning : comment procéder ? 

Pour dresser un rétroplanning dans le cadre d’un projet que vous vous préparez à mener, vous devez être méthodique. 

La conception d’un rétroplanning n’est pas quelque chose de difficile à condition de faire preuve de rigueur et de logique. 

La mise en place d’un rétroplanning se fait en plusieurs étapes :

Détermination du contenu du projet à planifier

Avant de réaliser votre rétroplanning, vous devez déterminer le contenu du projet que vous allez planifier. 

Le projet en question comporte en toute logique plusieurs tâches et vous vous devez dans un premier temps de les lister. 

Pour ce faire, numérotez-les ou utilisez une lettre pour chaque tâche

1. Validation de la date de remise du projet
2. Bouclage du budget 
3. Attribution des rôles pour les participants au projet (animateurs, intervenants, etc.) 
4. …

Sachez qu’à partir de chaque tâche que vous avez déterminée, vous pouvez définir des tâches secondaires afin d’affiner les actions à mener et obtenir de bien meilleurs résultats. 

Plus le chemin qui mène à la réussite de votre projet est détaillé, plus votre vision sera précise et concrète.

Ainsi, vous pourrez être sûr que chaque tâche principale sera accomplie dans les meilleures des conditions et ceci jusqu’à la date prévue pour la Deadline.  

Après avoir identifié les tâches principales et les sous-objectifs (tâches secondaires), vous devez fixer un délai pour chaque tâche principale. 

L’opération est assez délicate à mettre en œuvre, car vous devrez déterminer les tâches qui exigent plus de temps de traitement que les autres et coller à la réalité du terrain.

Avec le temps, vous serez plus à l’aise dans cette opération et n’aurez aucun mal à déterminer la durée de traitement nécessaire à chaque tâche. 

Ne soyez pas trop optimiste, chaque tache a besoin d’un temps cohérent pour être traitée correctement et faire avancer votre projet.

Notez que le délai peut être évalué en termes de jours, de semaines ou encore de mois en fonction de l’étendue du projet. 

Si vous détaillez suffisamment les taches secondaires, certaines peuvent même être évaluées en heures de travail

Maintenant que vous avez associé un délai de traitement à chaque tâche, il est temps de les organiser afin que votre projet aboutisse sans embûches. 

Classez-les maintenant par ordre chronologique, car elles sont interdépendantes et se connectent normalement les unes avec les autres, elles sont complémentaires et incrémentales. 

Respecter l’ordre de traitement doit vous permettre d’optimiser la réussite de votre projet.

Dans ce contexte il existe également une méthode très utilisée en gestion de projet : 

Le diagramme de PERT.  

Plus complet que celui de GANTT, il est utilisé pour classer plusieurs tâches interdépendantes et soumises à des délais. L’ensemble est organisé en réseau de tâches.

De la même manière, il faut d’abord classer l’ensemble des taches et les étapes postérieurs et antérieurs qui doivent être réalisés.

Vous obtiendrez avec le diagramme de PERT une vue éclatée et graphique de votre projet.

Mise en place proprement dite du rétroplanning

Vous avez maintenant déterminé toutes les tâches à accomplir dans le cadre de votre projet et défini la durée nécessaire pour le traitement de chaque tâche ? Bravo

Vous pouvez maintenant passer à la mise en place de votre rétroplanning. 

Commencez à partir de la date butoir qui est la date prévue pour la livraison de votre projet.

L’opération consiste ensuite à revenir en arrière pour mettre en place les différentes tâches que vous avez préalablement déterminées. 

En procédant de cette manière, vous saurez à quelle date vous devez débuter le projet et vous pouvez vite vous rendre compte si vous êtes d’or et déjà dans les temps ! 

Si par chance votre date de livraison est encore assez lointaine, vous pourrez prendre une bonne marge et commencez plus tôt afin d’anticiper la précipitation et surtout pour éviter que certaines étapes soient bâclées par vos collaborateurs par manque de temps et de moyens.

La réussite d’un projet passe par la mise en place d’un temps nécessaire pour accomplir les différentes tâches le composant.

Il est vrai que le rétroplanning vous impose certaines contraintes, mais il vous rend nettement plus efficace et vous permet de déterminer les meilleures stratégies pour atteindre le but que vous vous fixez tout en respectant scrupuleusement le deadline. 

Établissement du diagramme de Gantt

Votre rétroplanning est maintenant prêt pour aller plus loin et si vous voulez tout visionner à partir d’un tableau, vous pouvez aussi établir un diagramme de Gantt relatif au projet que vous prenez en charge. 

Grâce à ce diagramme, vous disposerez d’une représentation graphique de la mise en œuvre de votre projet et de son état d’avancement. 

Pour créer un diagramme de Gantt, vous pouvez utiliser Excel ou recourir à un logiciel spécifique comme tom’splanner. 

Téléchargez un logiciel de planification peut vous faciliter grandement la tâche et vous faire gagner du temps, beaucoup d’outils sont disponibles sur la toile comme : Instagantt ou encore des modèles de diagramme de Gantt au format XLS.

Si vous voulez créer un diagramme de Gantt aux contenus basiques, le logiciel Tom’splanner est des plus utiles.

Trois colonnes intitulées « Tâche » « Ressources » et « Statut » se présenteront :

Dans la colonne « Tâches », vous présenterez une check-list des tâches à accomplir avec leur numérotation.

Vous pouvez même les répartir en différentes catégories et y intégrer les tâches secondaires pour davantage de précision. 

Dans la colonne « Ressources », indiquez le nom des personnes qui vont s’occuper des différentes tâches afin que le travail se déroule de manière synchronisée. 

Quant à la colonne « Statut », elle affichera l’état d’avancement des tâches et la cohésion avec le calendrier.

Un seul coup d’œil dans cette partie vous permettra de savoir si telle ou telle tâche est en cours, terminée ou encore en retard.

Le chef de projet pourra alors prendre les mesures adéquates en cas de retard. 

En fonction de vos besoins, vous pouvez rajouter d’autres colonnes ou encore d’autres lignes à votre tableau. Toutefois, assurez-vous que le diagramme de Gantt que vous dresserez vous permettra d’avoir une vision précise du déroulement de votre projet. 

Les tableaux les plus simples sont souvent les plus efficaces, ils doivent ainsi être lisibles par tous sans difficulté.

Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt ? 

Le diagramme de Gantt peut être dessiné à la main, à l’aide Excel ou au moyen d’un logiciel de planification en ligne. Celui-ci est important dans le cadre d’une rétroplanification pour vous permettre d’avoir une vision plus précise des actions que vous devez mener ainsi que de leur durée respective. 

Qui plus est, le diagramme de Gantt est facile à décrypter et illustre parfaitement la méthode de planification que vous avez adoptée afin de respecter le jour J, la livraison de votre projet  

Le diagramme de Gantt comporte deux axes à savoir l’axe des abscisses qui affiche la durée et l’axe des ordonnées qui présente les tâches. 

Le graphique est facile à décrypter et rend aisé le suivi de l’état d’avancement du projet. 

Les conditions d’un bon rétroplanning

Si vous voulez créer un bon rétroplanning et garantir par la même le succès de votre projet, prenez en compte ces deux conditions : 

Partez d’une vision globale pour affiner ensuite. Ceci s’applique surtout lors de l’identification des tâches nécessaires à l’aboutissement du projet. Identifiez les tâches principales et affinez par la suite en déterminant plusieurs tâches secondaires. 

Les tâches secondaires sont particulièrement précises et leur traitement permet d’obtenir de bien meilleurs résultats. 

Après avoir déterminé les tâches secondaires, vous serez en mesure de mieux identifier la durée nécessaire pour le traitement de chaque tâche principale. 

Prenez en compte toutes les contraintes

Lorsque vous dressez un rétroplanning, prenez en compte toutes les contraintes, car si elles ne sont pas bien gérées, vous risquez de ne pas être en mesure de respecter le deadline de votre projet. 

Leur gestion doit être intégrée dans votre programme et pour ce faire, vous devez prendre les marges nécessaires. 

Les contraintes peuvent se rapporter au budget ou encore aux ressources humaines et matérielles. 

Vous devez vous assurer que les actions menées restent synchronisées et qu’à chaque étape de votre projet, vous disposez d’une bonne marge rien que pour gérer les contraintes. 

Utilisez un modèle de rétroplanning disponible

Si vous n’avez que peu de temps devant vous pour dresser un rétroplanning manuellement, téléchargez un modèle prédisponible que vous trouverez facilement en ligne.

Choisissez un site fiable pour télécharger votre modèle et pour vous assurer de sa qualité. Voici Un modèle de rétroplanning.

Il vous reste plus alors qu’à éditer le modèle en fonction de votre projet.