Benchmarking: qu’est-ce que c’est ?

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Bien que chaque entreprise soit unique et qu’il existe de nombreux chemins et méthodes de travail menant au succès, effectuer un processus de Benchmarking vous donne un point de départ solide pour mesurer les activités et opérations de votre business. En analysant vos concurrents et en comparant vos processus et vos offres aux leurs, vous serez en mesure de suivre les tendances du secteur et de répondre aux exigences du marché.

Aujourd’hui, les leaders de sociétés qui opèrent sans surveiller et analyser les principales références de leur marché finissent par être distancés inexorablement et payent le prix d’une gestion qui manque de vision et de stratégie.

Pour ne pas rester à quai et évaluer vos performances, à la fois internes et par rapport à vos principaux concurrents, voici ce que vous devez savoir sur le Benchmarking.

Qu’est-ce que le Benchmarking ?

Le Benchmarking, ou analyse comparative, a pour objectif de mesurer la qualité, la performance et la croissance de votre propre entreprise en analysant les processus et les procédures de vos concurrents.

Il a été créé par les Américains dans les années 80 pour contrer les entreprises japonaises qui avaient d’excellents résultats.

Voici d’ailleurs la définition du Benchmarking par l’un de ses initiateurs, David Kearns, ex-PDG de la marque Xeros : « Le Benchmarking est un processus d’évaluation continu des produits, services et des méthodes par rapport à ceux des concurrents, des partenaires, ou des entreprises reconnues comme leader dans leur marché ».

Si vous pensez qu’il y a des processus, des techniques ou des démarches qui peuvent être améliorés au sein de votre business, le Benchmarking peut vous permettre de voir comment votre entreprise se comporte face aux meilleurs et de planifier des améliorations en conséquence, que ce soit en réduisant vos coûts de production, en augmentant l’efficacité de votre action marketing ou en boostant la productivité de vos troupes.

L’amélioration continue demeure l’objectif ultime de l’analyse comparative. Comparer votre entreprise à d’autres va vous aider à trouver des idées que vous pourrez ensuite adopter pour aller de l’avant.

Les différents types de Benchmarking pour les entreprises

Une entreprise peut faire un benchmark ou une analyse comparative pour mesurer de nombreux domaines, à la fois par rapport à des normes internes et externes. Il existe quatre principaux types d’analyse comparative :

–  Le Benchmarking interne

Le Benchmarking interne est un processus continu qui consiste à améliorer votre entreprise en utilisant des données passées propres à votre entreprise. Que vous compariez les départements au sein de votre organisation ou différentes succursales, vous pouvez utiliser ce type d’analyse comparative interne pour faire des comparaisons et découvrir les meilleures pratiques, puis les diffuser dans toute l’entreprise.

Le benchmaking interne peut aider à éliminer les pertes de temps et d’argent dans votre entreprise. Les repères internes sur lesquels les entreprises doivent se concentrer comportent en général des éléments tels que les performances et l’efficacité des employés, ainsi que la manière dont ils utilisent les outils fournis par l’entreprise.

Les données issues de l’analyse comparative vont aider votre entreprise à identifier les moyens les plus efficaces pour maximiser les talents de ses employés et elles indiquent aussi quelles parties des processus organisationnels devraient être supprimées.

–  Le Benchmarking concurrentiel ou compétitif

Comme son nom l’indique, l’analyse comparative concurrentielle consiste à fixer certains objectifs en fonction de ce que font vos concurrents. En étudiant des pratiques et des normes d’entreprises similaires à la vôtre, vous vous donnez la possibilité d’acquérir un avantage concurrentiel.

Le Benchmarking concurrentiel peut avoir un impact sur de nombreux aspects, des salaires des employés aux services fournis aux clients.

Si vous voulez garder une longueur d’avance sur la concurrence et créer un environnement de travail optimal pour vos employés, comprendre ce que font vos concurrents directs est non seulement un acte de bon sens, mais c’est surtout impératif, car vos employés sauront que vous faites tout en votre pouvoir pour rester compétitive.

–  Le Benchmarking stratégique

Le Benchmarking stratégique va au-delà de l’analyse comparative concurrentielle. Via ce type de Benchmarking, votre entreprise va chercher à imiter les normes de performance spécifiques de groupes ou d’organisations de top niveau dans certains domaines bien définis.

–  Le Benchmarking fonctionnel

Également appelé Benchmarking opérationnel ou générique, le Benchmarking fonctionnel a pour but de comparer les fonctions et services internes de votre entreprise avec celles des meilleurs dans ce domaine, quel que soit leur secteur d’activité.

Les avantages du Benchmarking pour votre entreprise

Le Benchmarking ne s’exprime que par une action ponctuelle. Pour vraiment bénéficier de l’analyse concurrentielle, votre entreprise doit s’engager dans un processus de Benchmarking continu et cohérent pour s’assurer qu’elle progresse vers ses objectifs.

Voici ce que votre entreprise peut retirer d’une pratique régulière du Benchmarking :

• Continuer à améliorer vos activités et opérations internes : l’analyse comparative de vos processus et procédures, en particulier par rapport aux normes internes, peut aider votre équipe à devenir plus efficace et productive d’années en année.
• Comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas : une analyse approfondie des performances passées de votre entreprise vous permettra d’identifier les tendances et les modèles que vous n’avez peut-être pas remarqués au moment où ils se produisaient. L’examen de ces données vous donnera une vision précise des comportements et des pratiques qui améliorent les résultats globaux de l’entreprise et de ceux qu’il faut au contraire abandonner.
• Adopter ou améliorer les pratiques des concurrents : lorsque vous étudiez vos concurrents dans le cadre d’un Benchmarking concurrentiel, vous commencez à comprendre les stratégies qu’ils emploient pour réussir, mais aussi voir les domaines dans lesquels ils ne sont pas performants. En adaptant les meilleures pratiques des concurrents et en vous écartant des choses que les clients n’aiment pas, vous pouvez optimiser votre position sur le marché et mieux attirer votre public cible.
• Réduire vos coûts en augmentant l’efficacité : l’analyse comparative est le plus souvent utilisée pour améliorer les performances en misant sur l’efficacité. Réduire le gaspillage dans vos processus, qu’il s’agisse de coûts, de temps ou d’efforts, vous aidera à rationaliser votre activité et à améliorer vos marges.

Comment se déroule un processus de Benchmarking typique ?

Dans sa forme la plus simple, le Benchmarking consiste à déterminer où vous en êtes, dans quelle direction vous souhaitez aller et comment vous comptez vous y rendre.

Voici un bref aperçu des bonnes pratiques et des étapes nécessaires pour faire une analyse comparative complète :

1- Identifier ce que vous voulez comparer avec votre benchmark

Le processus de Benchmarking commence par l’identification de ce que vous voulez mesurer. Qu’il s’agisse du salaire, des ventes, des performances de votre équipe marketing, ou d’un autre domaine de croissance, vous devez définir les activités que vous allez comparer et les indicateurs de performance clé que vous allez utiliser pour suivre vos progrès.

2- Mener des recherches pour collecter des informations et des données pertinentes.

Une fois que vous savez ce que vous voulez mesurer, vous pouvez commencer à communiquer avec vos employés, les concurrents, les clients et les autres parties prenantes de l’entreprise qui peuvent être impliqués ou impactés. Initier des conversations en tête-à-tête ou en groupe et recueillir des réponses grâce à des sondages peut fournir des commentaires précieux pour éclairer votre processus d’analyse comparative.

3- Analyser les données pour évaluer où vous en êtes et jusqu’où vous pouvez aller

En utilisant les données recueillies grâce à votre travail de recherche, vous pouvez déterminer où se situe votre niveau de performance actuel par rapport à celui d’autres entreprises et déterminer un objectif d’amélioration approprié et réaliste. La présentation de vos données dans un format facile à consulter et à comprendre (par exemple, des graphiques ou des tableaux) peut vous donner une image globale de toutes les lacunes et vous indiquer ce que vous devrez réaliser pour atteindre votre niveau de référence — ou benchmark — souhaité.

4- Élaborer un plan d’action.

Il s’agit de la phase de mise en œuvre du processus d’analyse comparative dans lequel vous devrez développer des mesures concrètes en vue d’atteindre vos objectifs.

Un bon point de départ pour ce faire consiste à tirer parti d’approches de définition d’objectifs telles que les méthodes SMART (Specific, Measurable, Actionable, Realistic, Time-Bound) et HEART (Habit-Forming, Emotional, Actionable, Realistic, Time-Bound). En utilisant une de ces approches, vous pouvez décomposer vos objectifs de Benchmarking en étapes comportant des échéances concrètes (par exemple « atteindre cinq nouveaux prospects par semaine au cours du prochain trimestre »).

5- Surveiller vos progrès.

Vérifiez à intervalles réguliers les progrès de votre équipe en charge du plan d’action par rapport aux objectifs définis. Cela peut se faire sur une base hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, mais il est important de surveiller vos indicateurs de performance de manière cohérente. Si vous atteignez les benchmarks pris pour objectifs, cela signifie que votre plan fonctionne. Si ce n’est pas le cas, vous devrez peut-être revoir votre plan et en corriger certains aspects.

Bien que ces étapes puissent être adaptées à de nombreux types d’entreprises, la vôtre peut développer son propre processus d’analyse comparative en fonction des objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre et même faire appel à des partenaires externes, suivant la complexité de votre plan.