Comment faire un cahier des charges en 6 étapes ? + Modèle

Le cahier des charges : définition et fondamentaux 

Imaginez votre projet comme un long voyage. Le cahier des charges représente la carte qui vous guide tout au long de votre périple, jusqu’à atteindre votre guide final. Il définit clairement les objectifs, les ressources nécessaires, et les étapes à suivre pour atteindre votre destination. Sans carte, il est facile de se perdre en cours de route, de dépasser les délais, ou de s’égarer dans des considérations superflues. 

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document, généralement rédigé par le chef de projet, qui définit les objectifs, les besoins, les exigences d’une ambition. Les thématiques abordées sont : le budget, les deadlines, les contraintes juridiques et techniques, les ressources humaines et matérielles. 

Il sert de cadre et de structure. L’équipe entière autour du projet se réfère au cahier des charges. Il est généralement construit en groupe, pour le groupe. 

Pourquoi le cahier des charges est-il essentiel à tout projet ?

Nous n’avons pas commencé à aborder chacune des étapes. Cependant, comprendre pourquoi un cahier des charges est essentiel doit être assimilé par votre équipe. Il vous aide à :

• Clarifier les objectifs du projet. Un cahier des charges précis détaille les objectifs à atteindre. Ainsi, vos collaborateurs partageront une vision commune.
• Économiser du temps et des ressources. En évitant les révisions et les corrections en cours de route, un cahier des charges bien rédigé optimise l’utilisation des ressources. Il est donc plus aisé de respecter les échéances.
• Éviter les malentendus. Il réduit le risque de désaccords entre vous, votre équipe, et les prestataires externes en établissant des bases claires dès le départ.

Découvrez maintenant les 6 étapes à suivre pour l’élaborer dans les règles de l’art.

Étape 1 : définir et comprendre le projet, les premières lignes d’un cahier des charges

Dans cette première étape, le nom et le rôle des individus qui participent au projet doivent être inscrits noir sur blanc. Il peut s’agir de membres de votre équipe, de responsables de départements, de prestataires de services externes, de clients, ou d’autres intervenants. Comprendre qui est impliqué dans quelle mesure est essentiel pour rédiger un cahier des charges adapté.

Chacune des personnes investies dans cette démarche doit être à même de comprendre et d’expliquer le projet avec ses mots. C’est pour cette raison que vous devez vous montrer clair sur : 

• La description du projet. Quel contexte ? Quelle nature ? Quelle ambition ? 
• Les besoins et les attentes de chaque partie prenante.
• Les exigences techniques.
• Le périmètre du projet. C’est-à-dire ses limites. 
• Le planning. Oui, un planning avec des échéances doit être respecté. 
• Le budget. 

Comprendre ces éléments est essentiel pour rédiger un cahier des charges exhaustif et précis qui servira de guide tout au long de votre parcours. En réalité, il s’agit d’un rapide énoncé des étapes qui vont suivre. Si tout le monde est d’accord avec ces dernières, alors vous pouvez foncer.

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Étape 2 : identifier les objectifs et les besoins

Peut-on vraiment parler de projet s’il n’y a pas d’objectif derrière ? Posez-vous les questions suivantes :

• Quels sont les résultats attendus à la fin du projet ?
• Quels sont les objectifs à court et à long terme ?
• Comment ce projet s’accorde-t-il avec les objectifs et la valeur de l’entreprise ?

Les besoins de vos collaborateurs

Chaque partie prenante du projet peut avoir des besoins spécifiques. Il est crucial de les identifier et de les documenter. En le faisant dès le départ, chacun se sentira considéré et aura à cœur de poursuivre ses missions. 

Les besoins varient en fonction des rôles. Le designer graphique peut avoir besoin de telle typographie, le community manager de tel décor pour ses photos, le développeur de telle information…

Hiérarchiser les objectifs et les besoins

Tous ne sont pas égaux en termes de priorité et d’importance. Pour vous aider dans cette démarche, vous pouvez considérer ces trois variables : 

1. Les objectifs principaux. Ceux qui doivent être atteints à tout prix.
2. Les besoins essentiels et ceux qui se présentent comme moins indispensables.
3. Les contraintes de temps et de budget, afin de déterminer ce qui peut être réalisé dans les limites du projet.

Les objectifs et les besoins doivent être assimilés par vos collaborateurs. Lorsque chacun est aligné vers le même but, tout va plus vite. 

Étape 3 : les limites et les deadlines

Tel un navire sur son rythme de croisière, il s’agit ici de maintenir le cap et d’éviter les dérives inutiles. 

Délimiter le périmètre du projet

Lors de l’élaboration d’un cahier des charges, il faut être clair sur ce qui est inclus dans les missions, et surtout sur ce qui ne l’est pas. Par exemple, lors de la planification d’une campagne de communication, mentionnez les canaux de diffusion et excluez ceux sur lesquels vous ne souhaitez pas communiquer.

Cela peut paraître futile de s’attarder sur ce qu’on souhaite exclure, mais, croyez-en notre expérience, cela peut vous éviter bien des déboires. On ne peut pas dire qu’on ne vous aura pas prévenus.

Déterminer des échéances réalistes

Il y a la deadline principale, celle qui correspond à l’objectif principal, et il y a aussi LES échéances. Ce sont celles qui sont fixées pour chacune des missions des parties prenantes au cours du processus. 

Évitez de fixer des échéances irréalistes qui pourraient entraîner du stress, nuire à la qualité  du travail, ou des dépassements de budget. Une échéance réaliste est essentielle pour la réussite du projet.

Durant l’avancée des missions, assurez-vous de maintenir une bonne communication avec vos collaborateurs. Il peut arriver que des ajustements soient nécessaires en cours de route. Dans ce cas, documentez-les et informez votre équipe. 

Étape 4 : rentrer dans le vif du sujet avec les exigences techniques 

Qu’appelle-t-on les “exigences techniques” ?  Il peut s’agir d’éléments tels que les fonctionnalités spécifiques d’un site web, les caractéristiques d’une campagne publicitaire, ou les détails de la création d’un produit. Comprendre ces détails (qui n’en sont pas, en réalité) est essentiel pour garantir que la vision du projet est bien alignée sur les objectifs.

Impliquer les experts de chaque domaine

Les responsables de chaque pôle doivent définir (et parfois vulgariser) les aspects techniques de leur champ de compétences en lien avec le projet. On retrouve souvent beaucoup d’aspects techniques dans les départements finance/comptabilité, marketing, création, commercial…

En tant que chef de projet et rédacteur du cahier des charges, vous devez assimiler l’ensemble de ces exigences techniques. N’hésitez pas à utiliser des exemples concrets pour spécifier ce que vous attendez. Par exemple, dans le cas d’une création de site web, c’est à vous de fournir des maquettes et des descriptions des fonctionnalités attendues.

Documenter les exigences techniques

Une fois énoncées et recueillies, elles doivent être spécifiées dans le cahier des charges. Ce dernier doit servir de référence unique en cas d’interrogation sur un des points du projet. Numérisez-le et partagez-le (via Google Docs, par exemple), pour que chacun y est accès et soit au fait d’éventuelles modifications de dernière minute.

Utilisez une structure claire. Assurez-vous que les exigences soient formulées de manière qu’il n’y ait pas de place à l’interprétation.

Étape 5 : lister les ressources, planifier les étapes

Deux étapes en une, car elles se suivent et sont interdépendantes. La planification permet de coordonner efficacement les ressources. Grâce à elle, on s’assure que le projet progresse de manière structurée et organisée. 

Voici comment procéder d’un point de vue opérationnel : 

• Identifiez les ressources nécessaires pour chaque partie prenante et chaque étape du projet. Qu’entend-on par ressources ? Les acteurs, les outils, le matériel, le budget.

• Ensuite, il vous faut élaborer un calendrier incluant l’ensemble des étapes jusqu’à l’objectif final. Il doit être réaliste, c’est-à-dire considérer les contraintes de temps et les ressources allouées.
• Veillez à ce que chaque membre soit en phase avec son rôle et ses responsabilités.
• Mieux vaut prévenir que guérir, alors essayez d’anticiper au mieux les difficultés et risques potentiels qui pourraient survenir durant le process. Pour chaque problème, apportez une solution.

Nota Bene : La communication est une des variables essentielles à la réussite d’un travail de groupe. Utilisez la plateforme où vous êtes le plus à l’aise (Slack, Notion, Trello, Whatsapp…) et créez des canaux spécifiques à chaque pôle et/ou chaque étape.

En tant que chef de projet, c’est à vous de suivre l’avancement des actions de vos collaborateurs. Assurez-vous de répondre à leurs éventuelles problématiques et veillez à ce que les deadlines soient respectées.

Lire aussi : Comment construire la meilleure équipe marketing pour son business ?

Étape 6 : rédaction, révision et approbation

Ultime et dernière étape. Dans la rédaction du cahier des charges, il vous faut utiliser l’ensemble des informations recueillies dans les points précédents. Le document doit être structuré de manière logique. Voici un exemple concret de structure à suivre : 

• une introduction qui présente le projet et son contexte ;
• la présentation des objectifs et des besoins ;
• la définition des limites (périmètre) ; 
• la mention des spécificités techniques, des ressources et l’allocation du budget ; 
• les rôles et responsabilités des collaborateurs ; 
• le calendrier du projet avec les échéances.

Une fois que le cahier des charges est rédigé, il convient de le soumettre à une révision. Celle-ci doit être effectuée par des membres de votre équipe. Le plus souvent, il s’agit des responsables de chaque pôle. Lors de cette relecture, 5 éléments clés doivent être admis : 

1. La clarté. Les informations doivent être claires et comprises par tous.
2. La cohérence. Les étapes de construction du projet doivent se suivre entre elles dans un ordre logique.
3. L’exhaustivité. L’intégralité des besoins, exigences techniques et objectifs doit être renseignée.
4. La faisabilité. Le projet et les missions doivent être réalisables d’un point de vue matériel, humain, budgétaire et de la temporalité.
5. La conformité. Le cahier des charges doit respecter les normes et réglementations inhérentes au rendu final. 

Une fois que le cahier des charges a été révisé, soumettez-le à l’approbation de toutes les parties prenantes. Chaque collaborateur concerné doit lire, comprendre et accepter le document avant de démarrer le projet. 

Une confirmation avec une signature précédée de la mention “Lu et approuvé” est souhaitable.

Réaliser un cahier des charges : que faut-il retenir ?

Une fois avoir parcouru cet article, vous disposez de toutes les clés pour construire un cahier des charges dans les règles de l’art. Ce document, véritable feuille de route pour chaque individu investi dans un même projet, est souvent négligé ou bâclé.

Le chef de projet est chargé de sa conception. Il doit être méthodique, clair, précis et structuré. Un projet encadré est un projet dont la réussite est facilitée. Site internet, refonte d’application, nouveau produit… À Chaque ambition son cahier des charges !

Nous n’avons plus qu’à vous souhaiter bon courage pour tout ce que vous allez entreprendre d’ici là. 🙂

Sources : 

• Hubspot ;
• Francenum.gouv.