En 2024, l’un des principaux enjeux de communication auxquels la plupart des organisations sont confrontées est le cloisonnement des différents services et départements, appelé « effet de silo », une situation dans laquelle les équipes et collaborateurs d’une même entreprise ou même les employés d’une même équipe ne communiquent pas de manière optimale.
Les statistiques concernant la communication en milieu professionnel et les conditions de travail montrent que 86 % des employés et des cadres citent un manque de communication efficace comme principale cause d’échec en entreprise.
La raison principale de cette situation, c’est le manque d’outils et de solutions efficaces et fiables, adaptés aux caractéristiques et besoins spécifiques des entreprises, qu’il s’agisse de start-up, de TPE, de PME ou de grands groupes.
On s’aperçoit ainsi que les outils de communication interne d’entreprise sont généralement inadéquats pour gérer une main-d’œuvre à distance en constante augmentation.
Ainsi, une étude récente souligne que plus de 55 % des salariés ne disposent pas des bons outils pour effectuer leurs activités quotidiennes de la meilleure manière qui soit, qu’il s’agisse d’activités de vente ou simplement de prendre des initiatives.
La mise en place d’une stratégie de communication interne d’entreprise basée sur des solutions et logiciels Saas (Software as a Service) permet aux organisations d’atteindre plus facilement leurs objectifs, tout en économisant de l’argent.
On remarque par exemple que les entreprises capables de gérer efficacement leurs communications professionnelles voient leur productivité augmenter de manière remarquable (jusqu’à 25 %), et lorsqu’elles adoptent des outils de communication professionnels pouvant gérer efficacement la communication entre les collaborateurs — travaillant sur place et à distance — elles peuvent économiser jusqu’à 70 % sur leurs dépenses d’exploitation annuelles.
Dans cet article, vous allez trouver une liste des meilleurs outils de communication interne pour votre entreprise, qui serviront à augmenter votre productivité, tout en améliorant la motivation et le bien-être de vos employés, et en surmontant tous les enjeux de communication qui se présentent à vous.
Mais avant cela, voici quelques conseils qui vont vous permettre de choisir vos outils et solutions de communication interne d’entreprise du mieux possible.
Vos outils de communication interne d’entreprise doivent posséder certaines fonctionnalités et caractéristiques de base pour pouvoir soutenir l’ensemble de votre équipe de collaborateurs et d’employés, quelles que soient sa taille et sa situation géographique.
Voici les principales :
Supprimez les outils monovalents dans votre communication interne d’entreprise
Trop d’entreprises utilisent un outil pour leur courrier électronique, un autre pour le chat, un autre pour la gestion des réseaux sociaux, le partage de documents, et ainsi de suite.
Bien que ces outils puissent être performants et efficaces dans leurs domaines respectifs, le fait que vos employés doivent basculer de l’un à l’autre en fonction des tâches à accomplir réduit fortement leur productivité en raison du temps passé à passer de l’un à l’autre et à rechercher des informations à différents endroits. Pour parer à cet écueil du manque de connexion entre vos outils de communication interne, vous devez acquérir des solutions capables de réunir tous les aspects de votre communication, qu’il s’agisse de chat, d’e-mails, de partage de documents, de dossiers, de gestion de tâches et de flux sociaux.
Misez sur des outils cloud, accessible depuis n’importe quel endroit
Les réunions en présentiel appartiennent de plus en plus au passé et une écrasante majorité des employés (plus de 90 %) préfère aujourd’hui utiliser des outils de communication d’entreprise en ligne au lieu de se rendre à une réunion en personne.
En conséquence, vous avez besoin d’un logiciel de communication basé sur le cloud, accessible depuis n’importe quel endroit de la planète.
Optez pour des outils faciles à prendre en main
L’outil de communication interne que vous allez utiliser doit être facile à prendre en main et à utiliser, et ne pas nécessiter plusieurs heures d’apprentissage.
Ne sous-estimez pas la sécurité de vos données
Lorsque des dizaines ou des centaines d’employés envoient des e-mails, des messages, téléchargent des fichiers, partagent des dossiers sensibles et organisent des réunions stratégiques à distance, il est impératif que leurs données soient en sécurité.
Optez pour des solutions omnicanales pour éviter les recherches fastidieuses
Bien que des applications telles que Teams et Slack rassemblent tous les outils de communication indispensables pour les entreprises, comme un chat de groupe et la possibilité d’effectuer des appels audio et vidéo à partir un seul endroit, les différents canaux de communications ne sont malheureusement pas reliés entre eux, ce qui signifie que vous devrez rechercher à l’intérieur de plusieurs canaux pour obtenir les informations désirées.
Choisissez des outils compatibles pour assurer votre communication externe
Vous utilisez peut-être deux outils de communication différents, un pour votre communication interne et l’autre pour votre communication externe. Cette pratique est loin d’être un avantage, puisqu’elle crée des silos de communication. Il est donc préférable que l’outil dont vous allez faire l’acquisition puisse vous vous permettre de communiquer à la fois avec vos collaborateurs et avec les parties prenantes externes à l’entreprise.
Choisir un outil qui intègre les appels audio
Si vous travaillez à distance, vous recevez probablement des appels téléphoniques tout au long de la journée. L’utilisation d’un outil distinct pour les appels audio est fastidieuse et prend du temps. Par conséquent, vous devrez faire le choix d’un outil qui intègre cette fonctionnalité, afin que vos échanges audio ne soient pas cloisonnés du reste de votre communication.
Évitez les outils qui proposent une tonne d’applications
Slack se vante de fournir des solutions offrant des milliers d’applications. La quantité n’est pas forcément synonyme d’efficacité en matière de communication interne. Si nombre de vos collaborateurs ne sont pas férus de technologie, vous aurez besoin de ressources dédiées pour vous aider à familiariser vos équipes avec toutes les nouvelles applications et intégrations. Alors, optez plutôt pour un outil de communication interne d’entreprise complet, mais sans applications superflues.
Choisissez un outil capable de prendre en charge plusieurs formats de fichiers
L’outil de communication interne d’entreprise que vous allez adopter doit pouvoir afficher n’importe quel fichier (.jpeg, .png, .bmp, .txt et .pdf) dans votre navigateur en un seul clic.
Pouvoir épingler des informations importantes
La plupart des outils de communication interne d’entreprise disponibles sur le marché vous permettent d’indiquer les e-mails importants pour rappel et action ultérieure, mais cette fonctionnalité utile est hélas souvent limitée aux e-mails uniquement. Choisissez un outil qui vous permettra d’épingler tous les éléments de communication importants, et pas seulement les e-mails.
Intégrez vos flux sociaux
Les médias sociaux sont devenus des canaux incontournables dans le monde du marketing digital, qui permettent d’échanger et d’obtenir des commentaires instantanés de la part de vos clients.
Si par mégarde vous optez pour une solution de communication interne qui n’intègre pas la gestion de vos réseaux sociaux, vous créez nécessairement un cloisonnement.
Ainsi, soyez sûr que l’outil de communication interne d’entreprise que vous allez acquérir incorpore la gestion des médias sociaux.
Créez des tâches contextuelles
S’il est vrai que la plupart des outils de communication interne d’entreprise donnent la possibilité de créer des tâches, il est en revanche rare de pouvoir associer une tâche à l’événement ou au contexte qui est à l’origine de cette tâche. L’outil de communication interne d’entreprise que vous allez adopter doit vous permettre de créer des tâches liées à vos e-mails, chats et documents à l’origine de ces tâches.
Lorsqu’une tâche est déclenchée, n’importe qui dans votre équipe pourra observer les informations reliées à cette tâche et comprendre pourquoi elle a été créée.
Il est maintenant temps de passer à la liste des 30 meilleurs outils de communication interne pour votre entreprise :
1- Skype
Skype, c’est l’un des outils leaders dans le domaine de la communication internet et de la visioconférence depuis déjà pas mal d’années, qui appartiennent au géant Microsoft.
Grâce à Skype, vous pouvez vous connecter avec n’importe quel de vos employés à partir de n’importe quel endroit.
L’avantage, c’est que cet outil autorise les appels sur les téléphones portables ainsi que sur les lignes téléphoniques fixes.
Il permet également d’envoyer des messages texte avec un cryptage de bout en bout, de telle sorte que vous avez l’assurance de communiquer sans que quiconque puisse intercepter votre conversation.
Skype s’utilise sur une multitude d’appareils, que ce soit sur votre PC, votre tablette ou votre smartphone.
2- Clariti
Clariti est l’un des meilleurs logiciels de communication d’entreprise pour les start-ups et les PME qui cherchent à réunir leurs équipes virtuellement à différents endroits du monde afin qu’elles puissent communiquer et travailler ensemble efficacement.
Les espaces de travail offerts par Clariti permettent à tous vos collaborateurs de se connecter, d’interagir, de planifier et de stocker tout leur travail avec le reste de l’équipe.
Clariti, c’est un moyen simple et efficace de collaborer et d’interagir avec votre équipe au sein d’un lieu de travail dématérialisé et hybride, en utilisant des technologies de communication synchrones et rapides, comme la messagerie instantanée et les appels internet, sans avoir à renoncer aux autres moyens plus traditionnels de se connecter avec le monde extérieur, comme les e-mails.
3- Yammer
Yammer élève votre stratégie de communication interne à un niveau supérieur en réunissant tous vos employés au sein d’un véritable réseau social d’entreprise privée et sécurisée. Cet outil permet de se connecter facilement avec d’autres membres de votre entreprise dans le but de prendre des décisions rapides et éclairées.
Yammer permet à tous les employés d’être au courant de ce qui se passe au jour le jour au sein de l’entreprise et de s’appuyer sur le travail de leurs collègues.
Vos employés pourront créer des groupes pertinents pour les tâches à accomplir et discuter en ligne, tout en conservant des documents ou des photos dans leur contexte.
4- Beekeeper
Beekeeper est un logiciel de communication d’entreprise basée sur le cloud, optimisé à la fois pour les employés qui travaillent à distance et sur le terrain. Il prend en charge tous les outils de communication omnicanale pour vos collaborateurs qui ne sont pas présents sur le lieu de travail.
Grâce à Beekeeper, il est possible d’envoyer des messages de groupe, de créer des sondages, des boîtes à idées, et de partager des informations et des mises à jour. Un chat intégré permettra à vos employés de discuter avec leurs pairs, mais aussi de partager toutes sortes de fichiers, de documents, d’images, de vidéos et des liens.
5- Proofhub
ProofHub est un outil bien connu de gestion du travail et de collaboration d’équipe qui aide les entreprises à rassembler tous les membres de leur équipe sur une plateforme unique, grâce à des fonctionnalités collaboratives et de communication performante, telle qu’un chat de groupe, des fils de discussions, des mises à jour en temps réel, des annonces, des e-mails, un calendrier de planification, etc.
Cet outil SaaS est également disponible sous forme d’application mobile avec iOS et Android, ce qui le rend facilement accessible sur n’importe quel appareil téléphonique portable, depuis n’importe quel endroit. Ses plans tarifaires fixes permettent d’inclure un nombre illimité d’utilisateurs, ce qui rend cette solution impeccable pour les start-up et les petites entreprises.
6- Troop Messenger
Troop Messenger figure parmi les applications de chat de bureau les plus complètes, et elle présente un niveau de sécurisation des données très élevé, ce qui la rend idéale pour le partage des données d’entreprise.
Cette application de chat d’entreprise est l’une des rares à offrir une possibilité de création de groupes illimitée.
Mais, ce n’est pas qu’une messagerie instantanée, car elle vous permet également de partager des fichiers de divers formats, incluant leur emplacement actuel, ainsi que des contacts.
En résumé, cet outil propose un véritable espace de travail collaboratif pour les entreprises.
7- TeamViewer Meeting
En plus de ses capacités de messagerie instantanée, TeamViewer Meeting vous permet d’organiser des visioconférences VoIP en haute définition et des appels audio en face à face, avec vos collègues ou toute votre équipe, des réunions de groupe programmées (jusqu’à 300 personnes), le partage d’écran et même l’enregistrement de vos sessions d’appel.
Il dispose de tous les outils de réunion essentiels pour collaborer en toute sécurité avec vos équipes et vos clients, à partir de n’importe où et à tout moment.
TeamViewer Meeting s’installe facilement sur votre PC et sur votre téléphone mobile.
8- OurPeople
OurPeople est l’un des meilleurs logiciels de communication interne d’entreprise sur le marché, spécialement conçu pour améliorer la communication au sein de vos équipes. Il permettra par exemple à la direction de votre entreprise de dialoguer avec chaque manager de département par le biais de sa messagerie simple et efficace.
Grâce à cet outil, vos collaborateurs peuvent créer des balises personnalisées pour atteindre un employé spécifique au sein de l’entreprise ou toute l’équipe.
9- Sweethive
SweetHive est un logiciel de communication d’entreprise conçu pour gérer toutes les personnes dans l’entreprise, et même autour, des collègues aux clients, en passant par les fournisseurs, via un canal unique et une communication sélective.
SweetHive est une boîte à outils parfaite pour votre communication d’entreprise, qui vous permet aussi d’avoir une vue à 360° sur vos contenus.
Grâce à cet outil, vous pouvez vous concentrer sur tous les aspects de la communication de votre entreprise sans rien manquer d’important, même si vous travaillez à domicile.
10- Google Hangouts
Google Hangouts est un outil de communication d’entreprise facile à utiliser, que ce soit pour communiquer avec une personne en particulier ou organiser une vidéoconférence en groupe.
Parmi ses principales fonctionnalités, on note la possibilité de faire des appels vocaux et vidéo, le chat, la vidéoconférence, la messagerie multimédia, la planification d’événements et la tenue de réunions en direct. Vous pouvez vous connecter avec jusqu’à dix personnes à travers le monde.
11- Jive
Jive est un hub centralisé idéal pour accompagner votre stratégie de communication interne, optimiser la collaboration entre tous vos employés, favoriser les partages de documents, et bien plus encore.
Grâce à son interface à l’expérience utilisateur très engageante, à la fois sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles, Jive stimule l’adoption d’un canal de communication intranet, ainsi que le bien-être et la productivité de vos employés.
12- Cisco Webex Team
Cisco Webex Teams est un outil qui va bien au-delà d’une messagerie instantanée conventionnelle, car il offre des capacités d’appel voix et vidéo impressionnantes.
Cisco Webex est une application conçue avant tout pour le travail d’équipe en continu, qui vous aide à faire progresser vos tâches dans des espaces de travail sécurisés où chacun peut contribuer à tout moment avec des fonctionnalités de messagerie, de partage de fichiers, de visioconférences, d’appels, de tableau blanc, et bien plus encore. Il fonctionne sur pratiquement n’importe quel type d’appareil.
13- The Employee App
The Employee App est un logiciel de communication d’entreprise qui permet aux organisations de dialoguer avec leurs employés et de partager des informations importantes sur une plateforme centralisée. Il propose aussi une application mobile pour les appareils Android et iOS, ce qui aidera par exemple vos collaborateurs à ajouter des événements à venir sur leurs calendriers personnels, à interagir avec des collègues et à diffuser des vidéos, même à distance.
14- OnSemble
OnSemble, c’est plus qu’un simple logiciel de communication d’entreprise. Cet outil complet permet à tous vos collaborateurs de rester connectés en permanence, à tel point qu’on le considère comme un véritable lieu de travail numérique qui donne aux employés l’occasion de se sentir valorisés.
OnSemble peut aider non seulement les entreprises à communiquer en interne, mais aussi à favoriser leur évolution et leur transformation.
15- Asana
Asana est un outil de gestion de projet réputé basé sur le cloud, mais qui sont également capables d’héberger tous vos échanges et votre communication en temps réel, et ce, pour plusieurs utilisateurs.
Au lieu d’utiliser des e-mails pour les annonces générales à diffuser dans l’entreprise et d’autres applications pour les discussions informelles, telles qu’une messagerie instantanée, Asana propose une solution de communication hybride qui permettra à vos équipes de gagner du temps et de réduire vos coûts d’exploitation.
16- Salesforce Chatter
Chatter est l’application de collaboration en temps réel de Salesforce, l’un des principaux acteurs dans le domaine des CRM Cloud. Il permet aux employés de votre entreprise de communiquer, de travailler ensemble, et de partager toutes sortes d’informations. Chatter a la capacité de motiver vos troupes, quel que soit leur rôle au sein de l’entreprise.
17- Amazon Chime
Amazon Chime est un outil proposé par la célèbre plateforme de e-commerce, qui peut vous permet d’aller au-delà de la messagerie instantanée.
Il vous permet de choisir entre différentes options pour votre communication interne, comme le chat, les appels téléphoniques ou l’utilisation de Voice Connector pour diriger votre trafic vocal sur internet.
Avec Amazon Chime, vous avez la possibilité de choisir l’option de communication qui correspond aux besoins de votre entreprise et la liberté d’augmenter ou de réduire le nombre d’outils de communication selon vos besoins.
18- Viber
Vous connaissez surement Viber en tant qu’application pour smartphone, mais cet outil fonctionne aussi parfaitement sur desktop.
C’est en réalité bien plus qu’une application de messagerie, car elle offre de nombreuses fonctionnalités d’appel et de messagerie. Vous pouvez choisir par exemple de faire des appels vocaux ou vidéo. Les discussions et appels de groupe sont également possibles avec Viber. Si vous l’utilisez déjà sur votre smartphone, vous pouvez le synchroniser avec votre PC pour transférer tous vos appels.
19- Jitsi
Jitsi est un outil gratuit et open source qui permet de faire des visioconférences à partir de votre smartphone et de votre PC. Il permet la diffusion en direct et l’enregistrement de vos appels.
C’est une solution simple, sécurisée et évolutive pour votre entreprise.
20- Workplace
Workplace est un outil de communication développé par Facebook, et c’est bien plus qu’une simple plateforme de messagerie instantanée.
Workplace va faciliter le travail de groupe et en ligne de vos équipes, et leur communication via une messagerie instantanée, la possibilité d’organiser des vidéoconférences, des chats vidéo, etc.
Disponible sur application mobile, cet outil de communication interne possède en outre un espace de stockage de fichiers illimité et vous alerte via des notifications sur votre PC.
21- Chatwork
Chatwork est une application de messagerie instantanée complète conçue pour aider les équipes à communiquer partout dans le monde, pour collaborer et augmenter la productivité.
Cette plate-forme comprend une messagerie sécurisée, un chat vidéo, ainsi que des fonctionnalités de gestion des tâches et de partage de fichiers.
22- RingCentral Glip
RingCentral Glip est un outil de messagerie instantanée gratuit, illimité et facile à utiliser, qui offre également la possibilité d’organiser des vidéoconférences et des audioconférences de haute qualité.
C’est une solution de communication internet qui intègre en outre une messagerie d’équipe, autorise le partage de fichiers, la gestion de vos contacts, de tâches variées, etc.
C’est enfin un compagnon parfait pour toutes vos réunions vidéo.
23- Discord
Discord, c’est beaucoup plus qu’un logiciel de messagerie instantanée. En utilisant cet outil, vous serez capable de créer un véritable cocon pour vos groupes et vos communautés variées, un lieu où vous pouvez rester proche et communiquer de manière ludique, que ce soit par vidéo, voix ou texte.
24- Flowdock
Flowdock est une solution de communication d’entreprise qui rassemble toutes vos conversations, éléments de travail et outils en un seul endroit.
Grâce à Flowdock, vous pouvez hiérarchiser les tâches qui apparaissent dans votre plan de communication, rechercher et organiser vos équipes en fonction de lieux et de fuseaux horaires variés.
Flowdock est disponible sur iOS App Store et Android Store.
25- Jandi
Jandi va aider vos collaborateurs et équipes à organiser facilement des discussions de groupe de travail, des fichiers de recherche intelligents, et à faire bien d’autres choses (chat, collaboration et appels vidéo illimités) sur une seule plateforme.
En plus, cet outil vous offre une fonction de recherche utile qui vous permettra de chercher vos discussions, types de fichiers, dates, conversations, publications, etc. en entrant un simple mot-clé.
26- Mattermost
Mattermost rassemble toutes les données relatives à la communication interne de votre équipe en un seul endroit, ce qui les rend consultables et accessibles à partir de n’importe où.
Vous pouvez utiliser Mattermost sur votre téléphone portable, votre tablette, sous iOS, Android, et sur votre ordinateur, sous Windows, Linux et Mac.
27- Whispir
Whispir est l’un des meilleurs outils de communication d’entreprise basés sur le web qui utilise une technologie de pointe pour rassembler tous vos canaux de communication : e-mails, SMS, appels, chat, etc., à l’intérieur d’un espace facilement accessible pour toutes vos communications multicanales et bidirectionnelles.
28- Happeo
Happeo est un logiciel intranet axé sur l’amélioration de la communication interne à l’entreprise. Il s’intègre exclusivement à G Suite et offre aux utilisateurs des fonctionnalités de gestion de contenu, d’analyse de l’engagement des employés et de gestion des autorisations pour le reste de la suite d’outils Google.
29- HipChat
HipChat est l’un des meilleurs outils de messagerie instantanée. Il permet à votre équipe de mieux travailler ensemble en facilitant le partage d’idées, de mises à jour, de codes et de fichiers en temps réel, à partir de n’importe quel endroit.
30- Smarp
Smarp est un logiciel de communication d’entreprise basée sur le cloud conçu pour aider les organisations à gérer l’engagement des employés et à partager des informations avec des parties prenantes externes et internes.
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