Un workshop, c’est quoi ? (comment se préparer)

Nous allons voir ici comme s’organise un workshop, avant, pendant, et après l’évènement.

Avant le Workshop

La toute première chose à faire, c’est de définir les objectifs de votre workshop. Sur quel domaine souhaitez-vous travailler afin d’améliorer un point précis de votre entreprise ? Beaucoup de ce type d’atelier se résume à une perte de temps lorsqu’il n’y a pas de but clairement présenté.

Ensuite, vous devez soigneusement choisir les personnes qui vont participer à votre évènement. Et cela découle de l’objectif de votre workshop. Si vous souhaitez régler un problème précis et technique lié par exemple à votre parcours client, il sera sûrement préférable de ne rassembler que les têtes pensantes de votre département marketing, alors que si vous organisez un atelier dont le thème est plus général, comme la motivation au travail, vous pourrez réunir un nombre de personnes plus important, qu’il sera néanmoins possible de scinder en plus petits groupes de discussion.

Concernant le lieu du workshop, tout dépend du nombre d’invités et des capacités d’accueil de votre entreprise.

L’autre aspect essentiel à organiser en amont du workshop, c’est la création d’un agenda qui va assurer la réussite de votre action.

Ainsi, vous devez établir une liste des thèmes principaux qu’il faudra présenter aux participants. Pensez aussi aux supports visuels qui seront éventuellement nécessaires, comme un écran ou un projecteur. Cela aide grandement le public à focaliser sa pensée et à ne pas s’éparpiller.

Prenez le temps de lister exactement toutes les discussions de groupe et les activités prévues pour chaque étape du workshop. Essayez d’estimer au plus juste le temps alloué à chaque activité et assurez-vous que celles-ci sont adaptées à la taille des groupes prédéterminés.

Avant que ne se tienne votre workshop, il est essentiel de prévoir un plan de suivi efficace. Pour ce faire, créez par exemple un questionnaire que vous remettrez à tous les participants, et donnez-leur l’opportunité de partager leur opinion et leur retour. Prévoyez aussi la façon dont vous allez communiquer sur cet évènement une fois celui-ci terminé.

Pendant le workshop

Une fois votre plan bien établi, essayez de trouver des moyens qui vont rendre ce moment spécial et marquant. Comment faire en sorte que vos équipes participent de manière positive au workshop et en retirent une expérience mémorable et constructive ?

La clé d’un atelier réussi, c’est de parvenir à impliquer l’ensemble de vos participants. Si vous vous levez et prenez la parole pendant une heure entière, vous ne faites en réalité que donner une conférence — et non pas animer un atelier. Lors d’un workshop, tout le monde doit participer.

Concernant la création et l’animation d’exercices de groupe, elle sera forcément différente suivant le type et le format de workshop, pour chaque atelier. Cependant, voici une liste de points que vous pouvez prendre en considérant à chaque fois que vous organiserez ce genre d’évènement :

• Beaucoup de gens sont nerveux à l’idée de prendre la parole en public ou au sein d’un groupe inconnu. Si vous prévoyez des exercices de groupe, prévoyez un nombre de participants minimal pour chaque groupe, afin que les gens soient plus à l’aise pour parler et interagir. De plus, pensez à des activités de type « icebreakers » avant de commencer les choses sérieuses, afin de permettre à chacun de partir en pleine confiance.
• Il est intéressant de mélanger différents types de personnes dans chaque groupe. Par exemple, si plusieurs départements de votre entreprise participent à votre atelier, ne placez pas les membres du même département dans leur propre groupe. En encourageant vos employés à interagir avec d’autres services, par exemple, ils pourront avoir la possibilité de voir les problématiques de l’entreprise sous différents angles.
• Déterminez comment vous allez noter et afficher les idées de chaque groupe. Les participants devront-ils énoncer leurs arguments à haute voix tandis que vous les rendrez visibles immédiatement à tout le monde par le biais d’un tableau ou d’un écran ? Où vont-ils écrire leurs propres idées sur une feuille de papier et vous les donner ensuite ? Il s’agit d’un petit détail, mais qui doit être pensé à l’avance pour un déroulement tout en souplesse.
• N’oubliez jamais de créer des exercices de groupe les plus ludiques et les plus intéressants possibles dans la perspective de garder tous les participants concentrés et collaboratifs.

Après le workshop

Une fois que le workshop s’est bien passé, et qu’un grand nombre d’idées et de suggestions dignes d’intérêt ont été lancées, quelle est la marche à suivre pour que celles-ci soient suivies d’effet ?

En effet, le jour même de l’évènement n’est qu’en réalité qu’une partie d’un ensemble plus grand et plus important.

Évidemment, vous devrez partager les résultats du workshop et les décisions qui y ont éventuellement été prises avec tous les participants, par le biais d’un rapport, d’une synthèse, d’une présentation ou d’un simple e-mail.

Pour cette raison, il est primordial de déterminer en amont une date butoir, par exemple une semaine après le jour même du workshop, à laquelle tous les intervenants et la direction pourront observer les fruits de votre travail. Ce rapport, comme nous l’avons dit précédemment, pourra être diffusé sous le format de votre choix.

Cela dit, c’est une excellente idée d’envoyer un petit e-mail de remerciement aux acteurs de l’évènement le jour suivant l’atelier de travail. Dans ce message, vous incluez la date du rapport à venir.

Afin de continuer dans la discussion et le partage, rendez vos conclusions disponibles dans un format ouvert, comme Google Doc, par exemple, et invitez les participants, si c’est un groupe restreint, à ajouter des commentaires. Cela encourage les gens à poursuivre leur réflexion et à prolonger ce brainstorming rempli d’énergie communicative et analytique que vous aurez enclenchée grâce à ce workshop.