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Comment optimiser la Gestion du courrier en entreprise

L’organisation et la bonne gestion du service courrier au sein d’une entreprise sont des éléments qui ont parfois tendance à être négligés. Pourtant, le papier constitue toujours un support majeur dans la communication entre entreprises, administration et particuliers. Un traitement performant du service courrier entrant et sortant de votre société peut, comme nous allons voir, faire une grosse différence en matière de productivité. Voici donc quelques cas et suggestions susceptibles de bien améliorer votre gestion du courrier.

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Une gestion du courrier classique en entreprise

La première étape consiste à former un groupe d’employés sur lesquels on peut compter, car la gestion du courrier est un domaine sensible à l’intérieur de l’entreprise. Des lettres recommandées importantes au contenu confidentiel arrivent et partent en permanence. Certaines informations à caractère financier ou juridique doivent être traitées par du personnel discret et loyal. Ces salariés sont tenus de respecter les consignes à la lettre : certains courriers ne doivent donc pas être ouverts, d’autres si, tout dépend à qui ils sont destinés.

En général, le volume du courrier dépend de la taille de l’entreprise, mais également du nombre de partenaires avec qui elle est en contact ou avec qui elle collabore.

Comment traite-t-on les plis, les colis, les fax, les lettres et les emails qui arrivent jusqu’à l’entreprise ?

Voici une procédure classique de gestion du courrier qu’on appelle le courrier entrant :

On distingue 3 domaines distincts qui s’enchevêtrent dans cette gestion afin de former un assemblage cohérent et productif : les étapes du traitement du courrier, les procédés de flux entre les différents services et puis en dernier lieu, l’humain.

Parmi les différentes phases ou étapes qui sont généralement plébiscitées par les sociétés, il faut différencier les tâches effectuées par un/une secrétaire, qui composent la partie initiale de la gestion du courrier : l’arrivée et la réception dans l’entreprise, l’ouverture et l’enregistrement du courrier et enfin le tri et la transmission des documents postaux au destinataire.

La seconde partie incombe au destinataire qui va traiter son courrier, avant de le classer.

Du matériel doit bien entendu assister le travail du secrétaire, qui dispose au minimum d’un registre dans lequel sont notés différentes informations telles que le nom de l’expéditeur, l’objet de la lettre, et le nom du destinataire. Un numéro d’enregistrement est attribué à chaque lettre. Pour les entreprises qui reçoivent un volume de courrier conséquent, il est tentant et rentable d’acquérir une machine à ouvrir le courrier. Les modèles de base ont la capacité à décacheter plus de 500 plis à l’heure, ce qui est déjà considérable et certainement suffisant pour une PME.

Envisager une gestion électronique des flux de courrier en entreprise

Actuellement, une majorité d’entrepreneurs et de chefs d’entreprise considèrent que le traitement de leur processus documentaire, qui comprend le courrier, les emails, les appels téléphoniques, etc. pourrait largement être amélioré. L’apparition de système de gestion du courrier au format électronique contribue à ce changement en donnant la possibilité de tracer aisément les documents entrants, en facilitant le management des flux circulants, et en automatisant les procédures de validation.

Tous ces éléments combinés représentent un gain de productivité évident, surtout pour les entreprises qui brassent des débits de documents et de courriers considérables.

Le principe derrière la gestion électronique des flux de courrier, c’est leur dématérialisation, c’est-à-dire leur conversion au format électronique.

L’avantage de ce système, c’est tout d’abord un suivi complet des documents postaux, de la réception jusqu’à l’envoi d’une réponse, l’assurance de ne plus perdre une seule lettre, et d’être plus réactif face aux exigences de vos clients.

La première étape de cette gestion innovante du courrier, c’est la collecte de tous les flux qui entrent dans l’entreprise, qu’ils soient de nature postale ou électronique. Des solutions multicanaux existent et rendent possible la captation de l’ensemble des documents entrants et leur gestion au sein d’un endroit unique. Cette centralisation est le gage d’une organisation parfaite de tous les documents qui arrivent dans votre société, qu’ils soient matériels ou immatériels. Tout cela est réalisable grâce à une technique de reconnaissance de texte sophistiquée et de saisie par balayage numérique (scanning).

Les salariés sont les premiers à bénéficier de ce système, car il est permis dorénavant de diffuser et de partager le courrier sans problème au sein de l’entreprise sans penser à l’éventualité de perdre des lettres ou documents importants. Ainsi, un courrier arrive dans votre entreprise, il est traitée numériquement, et devient consultable depuis l’ordinateur de la personne concernée qui rédige la réponse sans s’occuper de la suite. Fini les décachetages et cachetages d’enveloppe et la manipulation de papier à lettres. De plus, une gestion des droits peut être mise en place afin que certains types de courrier puissent être consultés seulement par des salariés habilités.

En ce qui concerne les flux sortants de courriers de votre entreprise, c’est-à-dire l’envoi de lettres pour répondre à un courrier entrant, il est possible dans ce cas de bénéficier d’un système de signature électronique des courriers.

Dans le cas d’une entreprise en retard sur le plan technologique et qui décide de faire sa révolution numérique, l’intégration de la gestion du courrier à un processus plus global et plus large de traitement de documents appelé GED (gestion électronique de documents) est une opportunité qui sera payante en matière de flux, d’efficacité, de temps et de sécurité.

S’équiper en matériel spécialisé : la mise sous pli automatique

On considère qu’à partir de 20 enveloppes par jour, la mise sous pli doit être automatique. Il existe une large gamme de machines à affranchir « intelligentes » qui sont connectée au système informatique de La Poste et vous font également parvenir une facture mensuelle. Que vous ayez besoin d’envoyer 30 ou 500 courriers par jour, il y a un marché de la machine à affranchir qui propose des équipements adaptés. Ceux-ci ressemblent à de grosses imprimantes, le plus souvent dotées d’un écran et permettent donc un traitement du courrier automatique pour votre entreprise.

L’externalisation : confier la gestion de votre courrier à un tiers

Les entreprises qui traitent un volume important de courrier et pour qui cette charge est capitale peuvent tout à fait envisager d’externaliser la gestion de leur correspondance. Car des défaillances dans l’organisation de l’envoi de courrier administratif, par exemple, peuvent s’avérer catastrophiques pour votre entreprise : oubli, retard, perte, etc. sont autant de désagréments qui ne sont pas acceptables pour des professionnels.

De plus, une bonne gestion du service courrier nécessite du temps, notamment si l’on inclut toutes les tâches annexes comme le tri, le classement, l’archivage, etc., et peut vous obliger à embaucher une secrétaire supplémentaire. Alors si votre entreprise semble débordée en ce qui concerne la gestion des lettres et colis, pourquoi ne pas envisager l’externalisation de ce secteur ?

Des entreprises spécialisées proposent ce type de service avec un secrétariat à distance et des prestations susceptibles d’être personnalisées pour vous faire gagner du temps de traitement. Le diagnostic est souvent gratuit. Le gros avantage de ce type de soutien est certainement la capacité à fournir une traçabilité précise de tous les envois postaux. Cette solution peut éventuellement faire gagner du temps et de l’argent à votre entreprise et permettre à vos employés de se concentrer sur des tâches plus gratifiantes et prioritaires.

Ainsi on estime que les entreprises qui font appel à un prestataire de service pour les services de gestion du courrier économisent entre 20 et 30 % en tarif d’affranchissement. Pour une grande société, cela représente un montant annuel substantiel.

De plus, l’externalisation de votre service courrier entrant et sortant va favoriser les délais de paiement de vos clients et partenaires en affaire. Car si la gestion des courriers en interne a tendance à retarder l’envoi de factures à cause de la lenteur et des problèmes inhérents à une gestion classique, la sous-traitance de ce service va largement réduire les délais de paiement, car elle va accélérer le processus d’envoi des factures.

En outre, c’est également l’opportunité d’entamer une conversion vers la dématérialisation totale du traitement du courrier. Cet aspect-là entraîne non seulement un gain énorme de rapidité, mais il s’inscrit également dans une logique d’attitude respectueuse vis-à-vis de l’environnement avec une importante réduction de l’utilisation du papier.

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