Si vous gérez une petite entreprise ou startup du numérique, les profils qui travailles au sein de votre organisation ne se côtoient pas forcement en face a face tous les jours.
Les réunions sont souvent organisées par vidéo-conférence et l’appel à des prestataires externe est monnaie courante.
La mise en place d’un RSE ou réseau social d’entreprise pourrait dans ce contexte, être d’une grande utilité pour booster l’efficacité de vos ressources humaines.
Mais de quoi s’agit-il ? Voici tout ce que vous devez savoir à ce sujet.
RSE : qu’est ce que c’est ?
Le RSE ou réseau social d’entreprise se rapporte à une communauté composée essentiellement de professionnels ayant les mêmes centres d’intérêt, évoluant dans la même entreprise ou collaborant avec l’entreprise en question. Il s’agit d’une autre facette du réseautage social.
Il n’a pas vocation à regrouper les employés d’une entreprise pour faire des activités extra professionnelles, mais bien de favoriser les échanges autour des projets de l’entreprise de manière ludique et pratique.
Selon Jean Pralong directeur de la chaire intelligence RH et qui a réalisé une étude sur les réseaux sociaux d’entreprise les discussions au sein d’un réseau social d’entreprise sont orientées exclusivement sur le monde professionnel d’où son appellation
En créant un réseau social professionnel, il est clair que vous n’inviterez comme membres que vos employés et éventuellement vos partenaires professionnels composés notamment de prestataires et de consultants externes. Les relations privées, amoureuses ou familiales ne sont donc pas à l'honneur dans ce type de réseau.
La création d’une telle plateforme vous permet d’optimiser la collaboration avec les membres de votre personnel.
Grâce à ce réseau, les différents services de votre entreprise n’auront aucun problème à communiquer en temps réel.
Mieux encore, les membres de votre personnel peuvent échanger avec plus de liberté et la barrière spatiale ne constitue plus une entrave lorsqu’ils seront amenés à collaborer.
Notez que le réseau social d’entreprise fonctionne exactement comme un réseau social classique à l’instar de LinkedIn, de Facebook ou encore de Twitter.
Chacun de vos salariés y crée son profil et il peut également choisir de créer un groupe ou encore une page.
Pour ce faire, l’inscription est bien entendu obligatoire et une fois que tous les membres de votre personnel disposent d’un compte sur le réseau social d’entreprise que vous avez mis en place, ils doivent compléter leur profil notamment en précisant le poste qu’ils occupent ou encore leurs compétences.
Ils sont libres de faire une publication sur leur mur et ils peuvent également consulter les posts des autres membres.
La création d’un RSE est accessible à toute entreprise. Cependant, si vous choisissez de créer une telle plateforme, vous devez vous soumettre aux règles européennes de protection et confidentialité des données. ( RGPD )
Ainsi comme dans tous les réseaux sociaux vous pouvez nommer des personnes chargées de faire vivre votre plateforme et contrôler que les échanges tournent autour de l’entreprise.
Le rôle d’animateur peut être réalisé par un « community manager » ou encore un ou des modérateurs.
Quelles sont les spécificités d’un RSE ?
Lorsque vous créez un réseau social d’entreprise, vous devez respecter un certain nombre de critères en dehors de vos obligations légales.
Certes, le fonctionnement d’un RSE est calqué sur celui des médias sociaux classiques. Cependant, si vous voulez que cette plateforme d’échange entre les membres de votre personnel réponde à vos attentes, vous devez vous assurer qu’elle comporte toutes les fonctionnalités utiles pour des échanges d’envergure professionnelle.
Si vous voulez que le RSE que vous avez mis en place soit un véritable réseau collaboratif et un lieu d’échange privilégié pour les membres de votre personnel, vous devez vérifier que la plateforme intègre une option de gestion de projet et permet la création d’un organigramme personnalisé.
En plus de l’option de création d’un profil individuel, le RSE doit également permettre la création d’un groupe de travail spécifique à un projet bien distinct.
D’autres fonctionnalités comme la gestion de groupes, le partage d’informations, la messagerie instantanée ou encore la possibilité de sélection des participants sont également utiles afin de garantir une meilleure expérience utilisateur.
Un réseau social d’entreprise : est-ce utile ?
Le RSE ou réseau social d’entreprise ne sert pas uniquement à faire bonne impression auprès de vols équipe. En tant qu’entreprise en ligne, vous ne devez en aucun cas négliger les méthodes et les nouveaux outils permettant d’évoluer de façon numérique.
Le RSE figure parmi ces outils qui peuvent vous aider à prétendre à un développement rapide. Grâce à une telle plateforme, vos employés pourront mieux collaborer, car les barrières spatio-temporelles ne posent aucun problème.
Pour une meilleure collaboration, vous devez entre autres créer un groupe spécifique à chaque projet.
La diffusion optimisée des informations
Grâce à un réseau social d’entreprise, tous vos employés peuvent accéder à temps à toutes les informations pratiques se rapportant notamment au mode de fonctionnement de votre entreprise, aux projets traités ou encore à vos futurs projets.
Vos équipes seront également averties par la plateforme à chaque fois que des nouveautés ou encore des changements sont enregistrés dans votre entreprise.
Un meilleur accès aux documents professionnels
Afin d’informer ou encore de former vos collaborateurs, vous devez mettre à leur disposition des documents professionnels de manière périodique.
Au lieu de se rendre dans votre bureau physique à chaque fois, ils auront tout simplement à se connecter à la plateforme d’échanges et y trouver tous les documents récents.
Cette alternative vous permet également de profiter d’une bonne économie de temps et de papiers. Cerise sur le gâteau, le temps de travail sera boosté pour une productivité efficiente.
Un meilleur échange entre les collaborateurs
Si vos collaborateurs travaillent dans un local physique, l’échange ne sera pas optimisé, car chacun risque de s'enfermer dans son bureau.
En revanche, si vous opérez en ligne et que vous utilisez un RSE, vous pouvez être sûr que la communication interne de votre entreprise sera optimisée.
Vos employés auront juste à se connecter pour pouvoir échanger entre eux.
Le partage d’expérience et les échanges professionnels deviendront alors une habitude pour eux.
Quels avantages à profiter avec un réseau social d’entreprise ?
En tant qu’entrepreneur, vous ne perdrez pas du temps sur des choses qui n’apportent rien à votre entreprise. Si vous doutez encore de l’importance de la mise en place d’un réseau social d’entreprise, sachez qu’une telle plateforme peut être avantageuse pour votre entreprise à condition de l’exploiter à bon escient.
Voici quelques avantages que vous pourrez tirer de l’exploitation d’un réseau social d’entreprise :
1 — Une meilleure autonomie du côté de vos collaborateurs
Si vous voulez que votre entreprise se développe rapidement, faites en sorte que vos employés soient autonomes.
Grâce à la mise en place d’un réseau social d’entreprise, vos salariés peuvent discuter entre eux et accéder facilement à toutes les informations relatives à vos activités ou encore à votre entreprise.
Étant donné qu’ils peuvent accéder à toutes les informations dont ils ont besoin, ils deviennent indépendants, car comprennent parfaitement les attentes de votre entreprise.
Ils n’hésitent pas à prendre des initiatives s’ils les jugent nécessaires.
2— Un investissement plus important dans le travail
Le manque de communication entre les membres de votre personnel peut constituer un véritable frein au développement de votre entreprise.
En mettant en place un réseau social d’entreprise, vous améliorez la communication au sein de votre structure et c’est ainsi que vos employés deviennent nettement plus efficaces.
Pour chaque projet, chacun est au courant qu’il ne travaille pas seul et n’hésite pas à cet effet à s’investir davantage au travail pour ne pas être le maillon faible qui retarderait son équipe.
3 — Une stratégie managériale plus moderne
Grâce au réseau social d’entreprise, vous, en tant que manager d’équipe, ne vous positionnez pas uniquement comme un donneur d’ordre.
Vous pouvez choisir de responsabiliser vos collaborateurs et subordonnés pour les accompagner afin qu’ils se rendent compte que la réussite du projet dépend en grande partie d’eux. Plus proche de vous votre équipe sera plus soudée et plus impliquée.
4 — L’intelligence collective est mieux stimulée
Grâce au réseau social d’entreprise, vos collaborateurs pourront s’échanger leur expérience et partager leurs connaissances.
Ainsi, ils deviennent plus performants notamment lorsqu’ils prennent en charge un même projet.
Ils découvrent l’importance du travail d’équipe qui offre une meilleure efficacité.
5 — La distance ne constitue plus un frein
Vous êtes une entreprise connectée ? Le homeshoring (travail à la maison) est de plus en plus répandu avec de nombreux avantages comme les économies liées ont la location de coûteux bureaux.
Si vous exploitez un réseau social d’entreprise, vos collaborateurs peuvent discuter à tout moment, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, ils peuvent interagir entre eux de manière interactive et la distance qui les sépare ne pose aucun problème.
6 — Une nouvelle culture d’entreprise s’instaure
Même au sein de l’entreprise physique que vous gérez, les collaborateurs n’ont pas forcément de vrais échanges, car ils sont répartis dans différents services et ont chacun leurs domaines de compétences.
En revanche via le réseau social d’entreprise les publications des uns et des autres pourraient intéresser des services très différents et renforcer ainsi la cohésion de toute votre entreprise et chaque projet est alors mené dans les meilleurs des conditions, car la collaboration est optimisée.
Cerise sur le gâteau, une nouvelle culture d’entreprise basée sur les échanges et la complicité pourrait même s’instaurer.
7 — Une meilleure productivité du côté des salariés
Grâce à un réseau social d’entreprise, vos collaborateurs partagent des connaissances et c’est ainsi qu’ils deviennent nettement plus efficaces et donc plus productifs.
Le partage d’expérience est également au rendez-vous au sein d’un RSE ce qui est fortement utile aux nouveaux membres de votre personnel qui se mettront beaucoup vite a la page avec les uses et coutumes de l’entreprise.
8 — La cohésion entre vos employés
Grâce à un RSE, vos employés entretiennent une meilleure relation et la hiérarchie ne constitue pas un frein à la communication et aux échanges. Les différents services de votre entreprise seront en contact permanent et vos collaborateurs sentiront mieux qu’ils appartiennent à votre entreprise et qu’il est de leur devoir de tout faire pour que cette dernière se développe.
Les limites du RSE à ne pas négliger
Le réseau social d’entreprise est un atout pour le développement d’une entreprise.
Que votre entreprise soit disponible exclusivement en ligne ou que vous disposiez d’un local de travail, mettre en place un RSE peut vous procurer le maximum d’avantages.
Cependant, si un tel réseau n’est pas utilisé à bon escient, des conséquences non négligeables peuvent en découler.
Pour éviter une telle situation, vous devez faire preuve de vigilance sur certains points, en voici quelques-uns :
Une adaptation difficile du côté de vos collaborateurs
Si votre entreprise ne prône pas la culture du numérique et la transformation digitale, vous aurez du mal à intégrer dans les habitudes de vos collaborateurs l’exploitation d’un réseau social d’entreprise.
En effet, si certains considèrent la plateforme comme inutile, d’autres se sentiront complètement dépassés.
Qui plus est, certains de vos employés peuvent contester l’exploitation d’un tel réseau, car le voit comme une charge supplémentaire.
Pour éviter une telle situation, vous ne devez pas négliger la nécessité d’une sensibilisation. Expliquez clairement aux membres de votre personnel qu’il s’agit d’une solution destinée à optimiser la qualité de la collaboration.
Risque d’incompréhension entre les employés
Certes, le monde professionnel réclame aujourd’hui une immersion totale dans le domaine du digital. Cependant, vous devez vous rendre à l’évidence que tous les membres de votre personnel ne sont pas forcément à l’aise avec la technologie. Afin que l’introduction du réseau social d’entreprise se fasse dans les meilleures des conditions, vous devez convaincre vos collaborateurs les plus digitaux d’aider leurs collègues afin qu’ils appréhendent rapidement l’essence de la digitalisation des activités professionnelles.
Une mauvaise utilisation du réseau social d’entreprise
Certains membres de votre équipe peuvent être tentés d’utiliser le RSE comme ils le feraient avec Facebook ou encore LinkedIn.
Afin d’éviter le débordement, vous devez organiser une séance d’information à l’endroit des employés concernés.
L’objectif est de faire en sorte qu’ils comprennent qu’ils ont affaire à une plateforme purement professionnelle.
Pour convaincre les salariés moins digitaux, il est parfois nécessaire de s’exprimer de manière ludique face à eux. Ainsi, ils seront plus réceptifs et prendront connaissance du caractère professionnel de la plateforme.
Quel RSE utiliser ?
Maintenant que vous saviez tout sur le réseau social d’entreprise, vous pouvez lancer votre propre réseau et gagner en efficacité dans le cadre de vos activités.
Les réseaux sociaux d’entreprise ne manquent pas et vous pourrez facilement faire un choix optimisé.
Voici une sélection de plateformes que nous vous proposons afin que vous ayez une idée de ce qui vous attend :
Yammer
Si vous cherchez un réseau social d’entreprise en mesure de répondre à vos attentes, Yammer est probablement l’un des plus sérieux.
Ce réseau social d’entreprise appartient à Microsoft et vous garantit une meilleure communication et une collaboration sans faille entre vos employés.
Son interface se rapproche de celle de Facebook pour une utilisation aisée. Cet outil de travail collaboratif intègre également la suite Office pour permettre à vos équipes de procéder directement à la modification des documents sur la plateforme.
Talkspirit
Si c’est la première fois que vous utilisez une plateforme collaborative, Talkspirit est une bonne option grâce notamment à son côté ergonomique. Ce réseau social professionnel made in france est particulièrement efficace notamment pour diffuser des informations, partager des connaissances ou encore pour présenter des documents de travail.
Workplace by Facebook
Lorsque l’on parle de réseau sociaux, Facebook n’est jamais très loin. Cette plateforme dédiée aux professionnels est intéressante dans la mesure ou elle est rattachée à Facebook.
Si vos collaborateurs sont habitués à utiliser Facebook, ils n’auront aucun mal à adopter l’interface de ce RSE.
Avec Workplace by Facebook, vous pouvez réaliser un certain nombre d’actions notamment la création de groupes, la collaboration avec de grandes entreprises ou encore la vidéoconférence. C’est un outil très complet qui garantit une meilleure cohésion entre vos équipes.
Si aucune de ces plateformes citées ici ne vous convainc, vous pouvez toujours vous tourner vers d’autres RSE et plateforme de collaboration notamment Slack, Jamespot, BlueKiwi, Lecko, InterStis, sharepoint et bien d’autres encore.
Conclusion sur les RSE
La mise en place d’un réseau social d’entreprise ne doit pas se faire à la légère et adopter les bonnes pratiques en la matière est indispensable.
Parmi ces pratiques se trouvent la stratégie, les objectifs et le calendrier de mise en place de votre nouvel outil connecté.
Si vous parvenez à construire une communauté autour de votre entreprise grâce à votre réseau social interne, la communication interne sera renforcée.
Attention aux réglementations sur la protection des données et aux aspects concernant la protection de la vie privée de vos collaborateurs.
La mise en place d’un RSE au sein d’une stratégie digitale globale est une réussite si vous fixez le cap et que celui-ci reste cantonné aux échanges professionnels.
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