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Google Workspace (ex-g suite): le guide de la suite de productivité

Publié le

Google Workspace (anciennement G Suite) est une suite de productivité, ou plus exactement une suite d’outils et de logiciels de productivité de type cloud computing et groupware, destinée aux professionnels. Elle est proposée par Google sous la forme d’un abonnement mensuel ou annuel.

Alors que la plupart des services offerts au sein de Google Workspace sont disponibles individuellement et gratuitement pour les consommateurs qui utilisent un compte Gmail classique, Google Workspace permet de passer à un niveau supérieur avec des fonctionnalités d’entreprise telles que des adresses e-mail personnalisées pour votre propre domaine (par exemple, @votreentreprise .com), des options de stockage illimité sur Google Drive, des outils d’administration supplémentaires et des paramètres avancés, ainsi qu’une assistance et un support par téléphone et par e-mail 24 h/24 et 7 j/7.

De plus les utilisateurs payants de Workspace ne sont pas exposés à de la publicité en ligne.

Si vous souhaitez faciliter le travail en équipe de vos employés et leur offrir une expérience collaborative unique, Google Workspace est sans aucun doute l’un des meilleurs produits sur le marché.

Par exemple, les agendas partagés vous donnent la possibilité de vérifier la disponibilité de vos collègues et d’organiser des réunions à un moment qui convient à tous, via un envoi d’e-mail automatique.

Si vous le souhaitez, vous pouvez transformer une réunion en une visioconférence en un clic de souris, depuis votre ordinateur ou votre smartphone, ou encore partager l’écran de votre PC pour avoir un retour sur votre travail.

Google Workspace vous permet ainsi de prendre des décisions rapides en ayant la possibilité de communiquer avec vos collaborateurs à chaque instant.

C’est aussi un outil de collaboration idéal pour les entreprises et les organisations, car il fournit des solutions pratiques et rapides en matière de partage de fichiers, qu’il s’agisse de feuilles de calcul, de présentations ou de documents, avec ou sans connexion internet.

Vous pourrez ainsi observer en temps réel toute modification effectuée par un de vos employés sur un fichier, et communiquer avec lui grâce au chat intégré.

Mais l’un des principaux atouts de Google Workspace, c’est son cloud.

Grâce au cloud, vous conservez l’ensemble de vos documents de travail dans un espace sécurisé, accessibles depuis tous vos appareils — ordinateur, téléphone ou tablette, et ceux de vos collaborateurs

Fini l’envoi de pièces jointes.

Les mises à jour sont automatiquement enregistrées et stockées dans Drive.

Enfin, Google Workplace est une solution qui offre un haut niveau de sécurité, et vous n’aurez pas à paniquer en cas de départ d’un de vos collaborateurs ou de la perte d’un de vos PC.

Voyons maintenant précisément tous les outils et applications fournis avec Google Workplace, et leurs fonctionnalités particulières.

Quelles applications pour Google Workspace ?

Gmail

Lancé en 2004, Gmail reste le service de messagerie électronique le plus utilisé au monde, avec son espace de stockage important et ses capacités de recherche puissantes.

Dans le cadre de Google Workspace, Gmail est fourni avec des fonctionnalités supplémentaires conçues pour une utilisation professionnelle :

  • Adresses e-mail avec votre nom de domaine (@votreentreprise.com)
  • 30 Go d’espace de stockage
  • Assistance téléphonique et par e-mail 24 h/24 et 7 j/7
  • Compatibilité de synchronisation avec Microsoft Outlook et d’autres fournisseurs de messagerie

Google Drive

Service de stockage et de synchronisation de fichiers lancé en 2012, Google Drive est l’endroit où vous pouvez créer, partager, collaborer et conserver toutes vos données.

Avec Google Drive, vos collaborateurs peuvent télécharger n’importe quel type de fichier sur le cloud, les partager avec d’autres et y accéder depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone.

Il est aussi possible de synchroniser des fichiers entre différents appareils et le cloud avec des applications pour ordinateurs Microsoft Windows et Apple macOS, et smartphones et tablettes Android et iOS.

Dans le cadre de Google Workspace, Google Drive est livré avec des fonctionnalités supplémentaires conçues pour une utilisation professionnelle, qui varient selon le package choisi :

  • Soit 30 Go, 2 To, 5 To par utilisateur, soit un stockage illimité
  • Contrôles d’administrateur avancés
  • Possibilité d’audit et de création de rapports sur le contenu et le partage de votre Google Drive

Google Docs, Sheets et Slides

Le traitement de texte, le tableur et le programme de présentation de Google sont aujourd’hui intégrés à Google Drive dans le cadre de la suite Google Docs. Ils servent tous de logiciels collaboratifs qui permettent aux utilisateurs de visualiser et de modifier des documents, des feuilles de calcul et des présentations ensemble et en temps réel via un navigateur Web ou un appareil mobile. Les modifications sont enregistrées automatiquement, avec un historique permettant de suivre tous les changements effectués.

Il est également possible de définir des niveaux d’autorisation utilisateur pour désigner qui peut afficher, commenter ou modifier le document.

Dans le cadre de Google Workspace, Google Docs, Sheets et Slides sont dotés de fonctionnalités supplémentaires conçues pour une utilisation professionnelle, notamment un historique de révision illimité.

Google Forms

Google Forms est un outil qui permet de collecter des informations auprès des utilisateurs via un sondage ou un quiz personnalisé.

Forms propose toutes les fonctionnalités de collaboration et de partage présentes dans Docs, Sheets et Slides.

Les informations recueillies sont ensuite collectées et automatiquement connectées à une feuille de calcul.

Google Calendar

Google Calendar est un calendrier en ligne. Lancé dès 2006, il s’intègre à Gmail pour faire en sorte que les utilisateurs puissent facilement ajouter des événements directement à leur calendrier à partir de messages électroniques.

Dans le cadre de Google Workspace, Google Agenda comprend des fonctionnalités supplémentaires :

  • Planification intelligente des réunions, où le service trouve les heures disponibles et les lieux appropriés en fonction des horaires des collègues
  • Calendriers publics permettant aux consommateurs de voir les événements à venir d’une entreprise
  • Intégration du calendrier avec Google Sites

Google Chat

Google Chat est un logiciel de communication capable de fournir des messages privés et des conversations de groupe, similaires aux concurrents Slack et Microsoft Teams. Il permet aussi le partage de contenu Google Drive (Google Docs, Google Sheets, Google Slides).

Google Chat aide vos équipes à collaborer facilement et efficacement à partir de n’importe quel endroit, à discuter de manière sécurisée, et à passer à un niveau de collaboration optimal grâce aux discussions, tâches et fichiers partagés.

Google Sites

Google Sites est un outil de création qui permet à plusieurs personnes de créer et de modifier des sites Web, sans avoir de connaissances en codage ou d’autres compétences en conception Web.

Grâce à Google Sites, vous pourrez facilement présenter les travaux de votre équipe et accédez rapidement à l’ensemble de vos contenus dans Google Workspace, qu’il s’agisse d’un dossier Drive, d’un fichier Docs ou d’un agenda partagé.

Google Meet

Google Meet est une application de visioconférence sécurisée idéale pour les entreprises.

Les données des visioconférences sur Meet sont chiffrées pendant leur transfert, afin de garantir la sécurité de vos réunions.

Avec Meet, vous pouvez programmer des appels vidéo très facilement avec plusieurs personnes dans le monde entier.

Google Keep

Google Keep est un service de prise de notes qui propose une grande variété d’outils pour prendre des notes (texte, listes, audio, dessins, photos, etc.).

Dans le cadre de Google Workspace, Google Keep comporte des fonctionnalités supplémentaires, comme l’intégration avec Google Docs, qui permet d’accéder facilement aux notes Keep tout en travaillant sur Docs.

Google Vault

Google Vault, c’est un service d’archivage et de découverte électronique (e-discovery) exclusivement disponible pour les clients de Google Workspace.

Vault offre une solution facile à utiliser pour gérer les informations critiques de votre entreprise et préserver les données importantes.

L’avantage, pour les grandes entreprises, c’est de pouvoir fournir à leur équipe juridique les informations nécessaires à tout moment. Vault permet ainsi de conserver les données utilisateur de certaines applications Google Workspace, grâce à des procédures de préservation.

Jamboard

Jamboard est un tableau interactif numérique qui permet des réunions collaboratives et des séances de brainstorming.

Cet outil connecté au cloud permet aux personnes situées à différents endroits de travailler ensemble en temps réel via plusieurs Jamboards ou connecté à distance via une application pour smartphone.

Jamboard est un écran 4K de 55 pouces avec une caméra HD intégrée, des haut-parleurs et une connexion Wi-Fi.

Grâce à son affichage réactif et précis, cet outil permet de dessiner de la même façon que sur un tableau blanc classique et de sélectionner des images et des contenus sur le Web ou à partir de vos fichiers Docs, Sheets et Slides puis de les insérer directement sur l’écran.

Google Cloud Search

Google Cloud Search est certainement l’un des outils les plus appréciés par les entreprises qui utilisent les services de Google Workspace.

Grâce à la puissance de Google, vous pouvez en effet rechercher toutes les informations et données dont vous avez besoin à n’importe quel moment, que ce soit dans votre boite Gmail, vos fichiers Docs, Sheets, Slides, dans votre Drive ou Agenda.

Apps Script

Apps Script est une plateforme qui permet aux entreprises de créer rapidement et facilement des solutions pouvant intégrer, automatiser et optimiser les différentes fonctionnalités de Google Workspace, et de créer des processus personnalisés, avec peu de travail et d’efforts de programmation et sans connaissance préalable en matière de développement informatique.

Combien ça coûte ?

Google Workplace n’est pas la solution la moins chère du marché, mais elle reste abordable, comme vous allez pouvoir le constater.

Google propose trois types de plans :

  • Google Workspace Business Starter (€6/mois par utilisateur)
  • Google Workspace Business Standard (€12/mois par utilisateur)
  • Google Workspace Business Plus (€18/mois par utilisateur)

Vous pouvez en outre ajouter ou supprimer un ou plusieurs comptes utilisateurs à tout moment, et même résilier votre abonnement, sans pénalités, sauf si vous avez choisi un abonnement annuel.

Conclusion

Selon le média américain CNBC, Google Workspace comptait en 2021 plus de 6 millions d’entreprises abonnées et son succès ne se dément pas.

En France, beaucoup de grandes entreprises l’ont adopté, comme Véolia, Air Liquide, La Poste, Dalkia ou encore Essilor, dans un effort de transformation digitale et d’homogénéisation de leur système de messagerie.

Comme nous l’avons vu, Google Workplace présente énormément d’avantages et de ressources, mais un autre élément qui peut faire la différence avec le principal concurrent de Google, Office 365, et vous convaincre, c’est le temps de disponibilité offert par Google Workplace. Avec un contrat de niveau de service avoisinant les 99,9 %, votre entreprise n’aura pas à souffrir de période d’indisponibilité du service ou de maintenance programmée.

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