Comment utiliser le scenario planning pour votre entreprise

On appelle aussi la planification de scénarios « réflexion de scénario » (scenario thinking) ou « analyse de scénarios » (scenario analysis). Il s’agit en grande partie d’une adaptation et d’une généralisation de méthodes utilisées par le renseignement militaire américain à partir de 1945.

En créant des vues hypothétiques de ce que l’avenir peut impliquer, la planification de scénarios peut aider les entreprises à renforcer leur résilience face aux changements susceptibles de se présenter dans l’environnement commercial international, ou à plus petite échelle, en envisageant un chemin médian situé entre deux conceptions extrêmes : la fausse certitude qu’un seul résultat est possible, et la paralysie par l’analyse, qui décrit une situation ou une analyse trop poussée peuvent aboutir à une absence de scénario et de décision.

L’objectif de la planification de scénarios est d’obtenir le meilleur résultat immédiat, tout en préparant des plans d’action alternatifs appropriés à mettre en œuvre, en fonction de l’évolution de la situation. Le fait de se mettre d’accord sur des décisions opérationnelles à court terme et sur des plans stratégiques à long terme réduit le temps nécessaire à une entreprise pour réagir aux risques et opportunités émergents. Cette méthodologie peut donc aider les entreprises à anticiper, plutôt qu’à contrôler de manière réactive les effets négatifs d’un événement majeur ou d’une perturbation.

En quoi la planification par scénario est-elle différente de la planification stratégique ?

La planification de scénarios est souvent utilisée pour augmenter les processus de planification stratégique. Les scénarios vous permettent de déterminer des plans d’action ou des stratégies appropriées pour différents futurs possibles, et montrent la voie à adopter pour réagir face à un avenir spécifique et déterminer quel ensemble d’actions aurait du sens, quelles que soient les conditions qui se présentent. Les hypothèses sous-jacentes des scénarios sont elles-mêmes utiles pour corroborer ou remettre en question les stratégies et les maintenir à jour.

Pourquoi la planification de scénarios est-elle importante aujourd’hui ?

La pandémie de COVID-19 a déclenché un large éventail d’actions de planification qui visent à sortir les entreprises de la crise à moyen terme et à renouveler leurs modèles de fonctionnement à long terme. Des recherches ont montré que pendant les périodes de perturbation, les prises de décision vives et alertes pouvaient entraîner des performances énormes, et permettre de creuser une avance conséquente sur la concurrence, susceptible de perdurer longtemps après la perturbation initiale. La planification de scénarios stratégiques facilite la définition de stratégies agiles et vives, et elle fournit un cadre et des processus pour envisager d’hypothétiques situations futures.

Ce qu’un chef d’entreprise doit savoir sur la planification de scénarios

Comprendre comment les perturbations affectent la stratégie et le fonctionnement de l’entreprise peut aider les chefs d’entreprise à faire des changements parfois infimes, mais assez puissants pour préparer leurs équipes à agir sur les risques et les opportunités qu’un flux économique particulier peut créer à un moment donné.

Un plan de scénario d’entreprise comprend en principe cinq étapes :

1. Définition de votre problème central : quel est le sujet de planification le plus important à vos yeux, par exemple : « comment performer dans un monde perturbé par le COVID-19 » ?
2. Identification des deux incertitudes les plus importantes parmi des facteurs extérieurs qui pourraient affecter votre problème central. Ils doivent être indépendants les uns des autres. Cela pourrait actuellement être, par exemple, une problématique comme : « la durée de la crise économique et sanitaire et les changements de comportement des consommateurs ».
3. Identification des extrêmes de chaque incertitude. Pour cela, tracez deux axes, un axe x et un axe y, qui vont représenter chaque incertitude. Sur les 4 cadrans dont vous disposez, rédiger quatre scénarios futurs, plausibles et distincts.
4. Développement d’options stratégiques pour chacun des quatre scénarios. Décidez lequel votre entreprise doit suivre, en évaluant les risques et les opportunités dans chacun des cas.

Comment la planification de scénarios fonctionne-t-elle différemment au niveau fonctionnel ?

Les activités de planification de scénario relatives aux différents types de fonctions dans une entreprise reflètent celles exécutées pendant la planification du scénario d’entreprise, mais au lieu de créer des scénarios, les dirigeants commencent par faire descendre en cascade les scénarios à chaque niveau fonctionnel de l’entreprise. L’expertise de tel ou tel dirigeant, cadre, ou manager va entrer en jeu lorsqu’il devra interpréter et évaluer les implications de chaque scénario pour sa propre fonction au sein de l’entreprise.

Par exemple, au niveau de l’entreprise, réagir à un retournement du marché peut se traduire par la mise en place d’efforts pour attirer de nouveaux clients. Mais au niveau fonctionnel, cela peut par exemple signifier un travail de renégociation avec vos fournisseurs ou une prise en charge accrue des pics de charge de travail ponctuels.

Comment évaluez-vous les implications des scénarios à votre niveau de fonction ?

Pour chaque scénario, diagnostiquez et articulez les implications pour votre fonction sur deux fronts :

1. Offre/demande et analyse des besoins : pour chaque scénario, déterminez ce dont votre entreprise aura besoin de la part de votre fonction pour répondre aux attentes efficacement. Portez une attention particulière aux nouvelles capacités ainsi qu’aux changements de volumes ou de demande. Réfléchissez à la manière dont votre fonction devra éventuellement augmenter ou diminuer ses ressources disponibles en réponse aux changements qui vont intervenir.
2. Risques et opportunités : Identifiez les facteurs de vulnérabilité, ainsi les risques et opportunités potentiels associés à chaque scénario. Déterminez si ces risques et opportunités sont susceptibles de modifier considérablement le travail et l’action que votre fonction va effectuer afin de soutenir la stratégie choisie, et élaborez des plans pour y faire face.

Comment transformez-vous les scénarios en plans d’action pour votre fonction ?

Une fois que les implications, les risques et les opportunités sont clairs, faites-en sorte d’appliquer les conseils suivants :

• Mettez à l’essai les projets, initiatives et plans existants par rapport à chaque scénario.
• Identifiez les options sûres qui fonctionnent dans tous les scénarios, et les paris plus risqués, qui ne sont pertinents que pour un seul ou deux scénarios.
• Réfléchissez à de nouveaux projets, initiatives ou plans nécessaires pour réussir pleinement dans chaque scénario préétabli.
• Ajuster éventuellement la stratégie, les objectifs et les projets ou initiatives relatifs à chaque fonction pour un scénario donné.
• Transformez ces ajustements en plans d’action pour chaque scénario en décidant quels leviers (les personnes, les processus, les systèmes, le budget, etc.) vous devez utiliser pour atteindre les objectifs commerciaux, gérer les risques, et tirer parti des opportunités.
• Faites en sorte que la réflexion de vos équipes soit pragmatique, en les amenant à définir des actions précises et réalisables, en leur ordonnant soit de « commencer à agir », ou d’« arrêter de faire ».
• Assurez-vous que les plans d’action correspondent à la gravité des implications et concernent les principaux objectifs de la fonction en question au sein de l’entreprise.
• Surveillez les indicateurs indiquant qu’un scénario particulier commence à émerger pour vous concentrer sur l’information des actions à entreprendre. Identifier des déclencheurs qui vont automatiquement donner l’impulsion à vos plans d’action.

Votre plan d’action peut indiquer, par exemple, qu’une fonction donnée au sein de l’entreprise devra réduire de 5 ou 10 % son budget en cas de crise financière grave.

Comment la planification de scénarios alimente-t-elle la planification stratégique fonctionnelle ?

La planification de scénarios est souvent utilisée pour compléter un processus de planification stratégique.

Les scénarios vous permettent de déterminer des plans d’action ou des stratégies appropriées pour différentes situations futures possibles, et donc d’indiquer comment réagir à ces conditions futures spécifiques, et quel ensemble d’actions il serait pertinent de mettre en œuvre, quelle que soit la manière dont les événements se déroulent.

Mais, attention, les scénarios n’ont pas la capacité de vous fournir des prévisions ou des tendances. Ils ont pour fonction d’explorer les opportunités et de gérer le facteur risque au maximum. Cependant, les hypothèses décrites dans les scénarios sont elles-mêmes utiles pour corroborer ou remettre en question les stratégies.

Dans le processus de planification de scénario, vous devez documenter les conditions réelles qui risquent d’advenir si le scénario établi se réalise. Vous pouvez évaluer ces conditions pour déterminer si les initiatives stratégiques que vous planifiez à ce moment-là sont vraiment optimales, ou si le contexte opérationnel et commercial s’est transformé dans des proportions telles que la valeur de vos initiatives devient caduque, ce qui doit vous amener à repenser votre plan.