Comment utiliser QuickBooks pour votre business ?

Le succès d’une entreprise repose en grande partie sur sa gestion financière. Gérer les finances d’une société est une tâche ardue. Entre la gestion des factures fournisseurs, la déclaration de TVA, la gestion de la paie, la comptabilité analytique ou les impôts, en tant que startup vous ne serez pas au bout de vos peines. Heureusement que QuickBooks existe pour aider les entrepreneurs dans la gestion de ces tâches. On vous en dit plus dans cet article.

QuickBooks, c’est quoi ?

QuickBooks intuit est un logiciel de comptabilité pour les petites entreprises. Il est conçu pour la gestion des devis factures, des revenus, des dépenses, de la TVA, des impôts et ce qui touche à la gestion ou l’activité d’une entreprise. Vous pouvez aussi l’utiliser pour la gestion des factures clients ou des fournisseurs, la génération de rapports de comptabilité analytique et même payer vos impôts.

La gamme de produits QuickBooks comprend plusieurs solutions qui correspondent parfaitement aux besoins de l’entrepreneur individuel jusqu’à la multinationale. Il est donc important que vous choisissiez la bonne. Avant de vous engager, faites un essai gratuit pendant 30 jours. Durant la période d’essai, vous pouvez utiliser une version entièrement fonctionnelle de QuickBooks et tester toutes les fonctionnalités. De plus, aucune carte de crédit n’est requise lors de votre inscription.

De quelle manière utiliser QuickBooks pour votre business ?

Les entreprises utilisent QuickBooks comme solution de gestion pour la facturation des fournisseurs et pour le suivi de leurs flux de trésorerie dans leur activité. Elles l’utilisent également pour produire des rapports de comptabilités analytiques de fin de mois et de fin d’année. En plus, ce logiciel est utile aux entreprises pour la gestion de la TVA et les autres taxes d’exploitation.

Gestion des revenus

Vous pouvez gérer les revenus dans QuickBooks en créant des factures afin de suivre les ventes par client. De plus, grâce à cette solution il vous est possible de connaître en temps réel les montants exacts que vos clients vous doivent (également appelés solde des comptes clients).

Gestion des factures et des dépenses

Le logiciel assure automatiquement le suivi de vos factures et de vos dépenses lorsque vous connectez vos comptes bancaires et votre carte de crédit à votre compte utilisateur. Ainsi, toutes vos dépenses sont téléchargées et classées par catégorie. Si vous avez besoin de suivre une ou plusieurs transactions en espèces, par chèque, ou des transactions effectuées à partir de vos comptes bancaires, vous pouvez les enregistrer directement dans QuickBooks en quelques minutes seulement.

Aussi, dans la partie gestion, il est possible de créer un devis et de le transformer en facture lorsque les prospects s’engagent.

En plus, cette version vous permet de payer à tout moment vos factures fournisseurs lorsqu’elles sont dues. Par exemple, vous pouvez vous assurer que vous payez vos fournisseurs à temps en créant un rapport sur les comptes créditeurs. Ce rapport vous fournit en temps réel les détails d’une facture en cours ou si vous êtes en retard afin que vous soyez sûr de la régler rapidement.

Gestion de la TVA

La TVA peut vite devenir cauchemardesque pour une entreprise. Le logiciel QuickBooks peut prendre en charge cette tâche à votre place. En effet, vos déclarations et enregistrements de TVA sont effectués automatiquement par QuickBooks et ce en respectant scrupuleusement toutes les règles nécessaires.

Aussi, avec l’automatisation de la gestion de la TVA, vous pouvez obtenir en temps réel votre situation en matière de taxes, afin de toujours savoir ce que vous devez au fisc ou à l’inverse, l’argent qu’il vous doit.

Génération de rapports financiers et des informations clés sur votre entreprise

En gérant tous les mouvements de vos comptes bancaires dans QuickBooks, vous pouvez accéder à plusieurs rapports qui fournissent en temps réel des informations financières sur votre entreprise. Tous les rapports sont préchargés et peuvent être dressés en quelques clics seulement. Les rapports sont mis à jour en temps réel au fur et à mesure que des mouvements sont constatés au niveau de vos comptes bancaires.

Cela peut être utile si vous devez fournir des informations financières à un investisseur potentiel ou à votre banque dans le cadre d’un prêt ou d’une demande de crédit pour petites entreprises. Outre le rapport sur les comptes clients et le rapport sur les comptes fournisseurs, vous pouvez exécuter les trois principaux rapports financiers dont vous avez besoin pour évaluer la situation globale de votre entreprise à tout moment, à savoir :

Rapport sur les pertes et profits

Le rapport sur les pertes et profits peut être établi en quelques minutes sur QuickBooks. Il vous montre la rentabilité de votre entreprise en récapitulant les recettes et les dépenses. Le rapport vous indique le résultat net ainsi que les pertes pour une période donnée, par exemple une semaine, un mois ou un trimestre.

Rapport sur le bilan

Le rapport sur le bilan indique l’actif, le passif et les capitaux propres de votre entreprise à un moment donné. À noter que le rapport de bilan dans QuickBooks intuit peut être créé sans grande difficulté, car il est déjà préétabli au fur et à mesure que vous avez des mouvements sur vos comptes bancaires.

État des flux de trésorerie

Vous pouvez aussi créer un état des flux de trésorerie dans QuickBooks intuit. L’intérêt de ce type de rapport est de vous montrer toutes les activités qui affectent l’exploitation, l’investissement, le financement ou la trésorerie de votre entreprise.

Traiter la paie

Les erreurs commises dans le calcul des salaires peuvent entraîner des pénalités importantes et le mécontentement de vos collaborateurs. QuickBooks possède sa propre fonction de calcul de paie qui peut automatiquement calculer et exécuter le paiement des salaires de manière précise et tous les mois.

Accepter les paiements en ligne

L’un des meilleurs moyens d’améliorer votre trésorerie est d’offrir aux clients la possibilité de payer leurs factures en ligne. Avec QuickBooks, vous pouvez ajouter à chaque transaction la fonction de paiement intuitif pour les factures clients.

Une fois la fonction activée, toutes les factures des clients que vous envoyez par email vont comporter un bouton « Payer maintenant ». Votre client peut donc cliquer sur ce bouton et payer sa facture en utilisant une carte de crédit ou en saisissant ses coordonnées bancaires et effectuer le paiement.

Scanner les reçus

Une autre façon dont QuickBooks Intuit facilite la tâche des entrepreneurs réside dans la possibilité d’organiser les reçus papier à partir du logiciel. Tous les abonnés à QuickBooks Online (QBO) peuvent télécharger gratuitement l’application QuickBooks sur leur appareil mobile, prendre une photo d’un reçu et la télécharger sur QBO en quelques minutes.

Fini les reçus perdus ou le pointage manuel des facturettes avec la liste des transactions bancaires. En effet QuickBooks vous permet de joindre un reçu à la transaction bancaire correspondante et donc la relier automatiquement. Vous pouvez télécharger un nombre illimité de reçus vers le QBO, qui sont stockés dans le cloud avec vos données. Cela peut être très utile pour les entreprises qui dépensent beaucoup et suivent peu leurs comptes.

Les plans tarifaires Quickbooks

QuickBooks intuit pour la gestion en ligne propose des prix compétitifs et des offres d’abonnements variés. En plus, d’avoir un service client accessible à tout moment, certaines offres bénéficient d’un service client en version premium.

L’abonnement Simple Start coûte 8 dollars par mois pour 1 seul utilisateur. Avec ce plan vous pouvez créer des devis et des factures, suivre les revenus, les dépenses, la TVA et générer des rapports de base.

L’abonnement Essentials coûte 12 dollars par mois pour 3 utilisateurs. Il comprend toutes les fonctionnalités de Simple Start ainsi que des outils de suivi et de gestion des factures. La principale différence avec Simple Start est de pouvoir gérer l’application avec plusieurs comptes.

La formule Quickbooks Plus coûte 21 dollars par mois et peut être utilisée par 5 utilisateurs. Elle comprend toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus. Les 5 utilisateurs ont tous le droit de créer des bons de commande, gérer des stocks, suivre des projets et payer les factures fournisseurs. À partir de cette offre tarifaire, vous avez aussi accès à la comptabilité analytique.

Le plan Advanced coûte 45 dollars par mois et peut être utilisé par 25 utilisateurs à la fois. Comme avec Quickbooks Plus, la comptabilité analytique est accessible avec cette offre. En plus, le plan Advanced est fourni avec le Smart Reporting qui comprend cinq cours de formation numériques pour votre équipe, un accès à un gestionnaire dédié et un service client premium. À noter que cet abonnement n’est pas éligible à l’essai gratuit de 30 jours.