Comment mieux diriger les réunions à distance de votre entreprise

Digital display advertising , Quels sont les avantages

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Les réunions en ligne peuvent faire partie du flux de travail quotidien d’une équipe de travail, mais les rendre efficaces au maximum peut être un vrai casse-tête : quel est le meilleur outil de réunion virtuelle à utiliser ? Et comment vous assurer de couvrir tout ce qui doit être couvert avant que tous les participants ne raccrochent ou se déconnecte ? Diriger une réunion virtuelle ressemble à un gros point d’interrogation, mais ne vous en inquiétez pas. Nous allons jeter un œil à tout ce que vous devez savoir pour organiser des réunions efficaces, et prodiguer quelques conseils utiles pour gérer votre communication avec vos équipes réparties dans plusieurs lieux différents.

Choisir le bon outil de réunion à distance pour votre équipe

Il existe une multitude de technologies et d’outils susceptibles de rendre le processus de gestion d’une réunion en ligne plus facile, plus rapide et plus collaboratif. La clé, c’est de déterminer lequel de ces outils convient le mieux aux personnes de votre équipe.

Avant de choisir votre outil de réunion à distance, posez-vous les questions suivantes :

• Quelle est la fonctionnalité essentielle dont vous avez besoin pour que cette réunion à distance soit un succès ?
• Avez-vous besoin de pouvoir voir les réactions de tous les participants lorsque vous partagez de nouvelles idées ou stratégies ? Dans ce cas, essayez un logiciel de visioconférence comme Zoom ou Cisco Webex Meetings.
• Avez-vous besoin que tous les participants puissent travailler sur un document partagé ? Alors, vous pourrez utiliser un outil comme Google Docs.
• Est-il indispensable que tous vos collaborateurs puissent regarder une présentation ou une démo en temps réel ? Un logiciel de partage d’écran sera alors indispensable pour votre réunion à distance.

Combien de personnes doivent être impliquées dans votre réunion à distance ?

Les outils les plus efficaces pour animer un chat virtuel en tête-à-tête ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont les plus efficaces pour organiser une réunion avec 20 collaborateurs distants, et répartis sur plusieurs fuseaux horaires. Assurez-vous que le logiciel de réunion que vous choisissez peut accueillir un grand nombre de participants sans bugger.

Comment la technologie peut-elle rendre les réunions en ligne plus efficaces ?

La technologie pour la communication en entreprise peut être utilisée pour rationaliser les processus de travail et rendre l’information plus accessible aux équipes et à leurs membres. Cela doit également aider les participants à rester concentrés sur les éléments essentiels de la réunion.

Ainsi, lorsque vous évaluez des outils de réunion en ligne potentiels, voyez s’ils incluent des fonctionnalités supplémentaires utiles, telles que le partage d’écran et des possibilités d’enregistrement ou de compte rendu qui vous permettront de partager l’intégralité de la réunion avec les participants par la suite, tout en leur évitant d’être distraits par la prise de notes pendant qu’un participant prend la parole réunion.

Jeter les bases de réunions virtuelles réussies

Lorsque vous travaillez avec une équipe dans des bureaux, il existe de nombreuses opportunités tout au long de la journée pour discuter et se rencontrer. Ces conversations et relations informelles aident à établir un rapport qui se prolonge dans les réunions, et qui permet souvent aux participants d’une réunion de se sentir plus engagés et peut-être plus à l’aise pour exprimer leurs opinions ou émettre des critiques.

À l’opposé, les membres d’équipes séparés par la distance n’ont pas nécessairement ces opportunités, c’est pourquoi les dirigeants et les managers doivent être proactifs et tenter de recréer des conditions propices au partage. Si la plupart des membres de l’équipe ne se sont pas encore parlé ou rencontrés, ils hésiteront probablement à partager ou à débattre de manière naturelle. Par conséquent, avant d’envisager de faire des réunions virtuelles une part régulière de votre flux de travail en équipe, il est important que tous les participants se sentent à l’aise lors de la prise de parole.

Pour ce faire, élaborez un espace partagé en ligne, où les membres de votre équipe vont pouvoir se connaître et se connecter en dehors des réunions à caractère professionnel.

Cela permettra aux membres de votre team de faire connaissance avec les autres membres de l’équipe, de découvrir leur expertise, et de sentir qu’ils font partie intégrante de l’entreprise, malgré leur situation géographique très éloignée.

Ce genre de lieu virtuel peut être un canal spécifique, comme un « channel » dans la plateforme de communication collaborative Slack, ou un ensemble de routines quotidiennes ou hebdomadaires partagées, comme des enregistrements vidéo quotidiens sur les réseaux sociaux ou un happy hour virtuel avec Skype une fois par semaine. Cela contribuera fortement à jeter les bases de réunions en ligne réussies.

Comment mettre en place des réunions à distance avec des horaires conflictuels

Selon Bryant Galindo, co-fondateur et PDG de CollabsHQ, une société de coaching et de conseil spécialisée dans la stratégie organisationnelle pour les startups à distance, « les visioconférences permettent à chacun d’être là où il doit être, dans son propre contexte ». Mais trouver la manière d’amener chaque participant à être dans son contexte de travail lors d’une réunion peut s’avérer difficile, surtout si vous travaillez avec une équipe répartie sur plusieurs fuseaux horaires.

Heureusement, il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à choisir la bonne date et le bon moment pour tous les membres de votre staff concernés.

• Every Time Zone, par exemple, a un curseur pratique qui vous permet de voir l’heure qu’il est à tout moment dans chaque fuseau horaire.
• Worldtimebuddy vous permet d’ajouter vos emplacements et ceux des membres de votre équipe, puis de créer automatiquement un tableau indiquant l’heure qu’il est pour chaque endroit choisi.
• World Clock Meeting Planner, de timeanddate.com, vous permet de saisir les différents emplacements des participants à la réunion, puis de créer un tableau montrant les heures de réunion suggérées.

Il est toujours préférable de planifier vos réunions. Mais en cas de réunions de dernière minute, assurez-vous que tous les membres de l’équipe ont des plages horaires qui se chevauchent.

Déterminez un ordre du jour et convenez de directives précises relatives aux réunions à distance

Si vous voulez que votre réunion à distance soit efficace et réussie, vous devez planifier votre agenda.

Bryant Galindo, à nouveau, affirme que les meilleures visioconférences ont un ordre du jour de session établi à l’avance, afin que les participants viennent en sachant de quoi ils vont parler.

Pour chaque réunion virtuelle ou visioconférence, il faut impérativement organiser un programme de réunion clair comprenant les éléments suivants :

• Les points de discussion clé
• La structure de la réunion (par exemple, quand et pendant combien de temps vous prévoyez de discuter de chaque point de discussion et le temps de parole qui vont principalement animer la visioconférence, etc.)
• La liste des participants qui seront présents à la réunion
• Ce que chaque participant doit préparer avant la réunion, ou tout type de contribution spécifique à apporter lors de la réunion, en fonction des compétences de chacun.
• La liste de tous les documents et fichiers informatiques pertinents qui serviront pendant la réunion à distance.

Les directives relatives à la réunion sont tout aussi importantes que l’ordre du jour, car les règles concernant la manière dont la réunion est censée se dérouler, et la façon dont chaque participant est censé intervenir seront essentielles pour la réussite de celle-ci.

En tant que responsable de l’organisation de la réunion, vous devez vous assurer que tous les participants arrivent avec des directives claires sur les attentes, et soient au courant de ce que les autres participants vont faire.

Par exemple, est-ce que tous les participants seront autorisés à parler librement, ou est-ce que l’organisateur a prévu de faire appel à chaque collaborateur lorsque ce sera leur son tour de contribuer ? Est-ce que tous les participants doivent avoir sa caméra allumée tout au long de la réunion, ou seulement la personne en charge ? Ou encore, est-ce que les participants doivent éteindre leur téléphone pendant la session ?

Définir un ordre du jour et des directives de réunion claires et les envoyer aux participants au moins 24 heures à l’avance fera en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde avant la réunion à distance.

Protocole pour les réunions en ligne

Bien que chaque entreprise ait des règles différentes en matière de protocole, il existe des pratiques de base en matière d’« étiquette », comme disent les Anglo-saxons, que tout le monde devrait suivre pour créer une expérience de réunion en ligne fluide et agréable.

Voici quelques principes incontournables au sujet du protocole à adopter pour vos réunions en ligne :

• Lisez l’ordre du jour avant la réunion à distance et préparez-vous en conséquence
• Testez tous les outils et équipements avant la réunion, y compris la caméra, le Wi-Fi et le partage d’écran.
• Présentez tout le monde au cours de la réunion à distance et donnez à chacun une chance de participer à un moment donné.
• Évitez de regarder votre téléphone pendant que d’autres participants interviennent.
• N’interrompez pas les autres lorsqu’ils parlent.
• Ne travaillez pas sur d’autres tâches (comme la vérification des e-mails) au cours de la réunion virtuelle.
• Désactivez toutes les notifications et assurez-vous que votre téléphone portable est en mode silencieux.
• Assurez-vous que tous les participants se trouvent dans un endroit calme où ils ne pourront pas être importunés.

En cas de doute, adoptez simplement les règles communes et élémentaires de la courtoisie et de la bienséance.

Une fois la visioconférence terminée, n’oubliez pas de fournir un compte rendu clair et bref détaillant le contenu de la réunion et les décisions qui ont été prises.